航空学院会议管理办法 第一条 为了进一步规范会议管理，提高会议质量，依照精简、高效、节约的办会原则，结合学校实际，特制定本办法。
第二条 本办法适用于以学校名义召开的全校性会议或各单位召开的邀请校领导参加的会议。
第三条 党委（学院）办公室是学校的会议管理机构，统筹全校性会议的审批和安排。
第四条 党委（学院）办公室对会议的审查主要有如下方面：
（一）审查会议的必要性；（二）审定会议的类型和议题；（三）审定会议规模和召开范围；（四）审查会议的准备情况等。
第五条 会议召开原则（一）高效。会议召开应确有必要，注重实效，主题鲜明，准备充分。
（二）精简。大力精简会议，能合并召开的会议要统筹合并；尽量缩短会期，合理安排与会人员；尽量利用现代通信和传播工具部署工作。
（三）节约。会议要厉行勤俭节约，严禁铺张浪费。原则上，能在校内召开的会议，要尽量利用学校现有的办公设施在校内举办。如确需在校外举办会议，须经学校主要领导批准。
第六条 会议的审批 以学校名义召开的会议必须经党委（学院）办公室请示主要校领导审批；各单位召开的邀请校领导出席的会议，应提前 3 天将《AA 航空学院会议审批单》（见附件 1）等材料报送党委（学院）办公室备批，统筹安排。原则上，会议安排一经确定，不得随意变更。
第七条 会议的议题
会议的议题一般由主办单位提出并报党委（学院）办公室审查，重要议题须以提案形式提交党委会或校长办公会研究。
提案主办单位应填写《AA 航空学院会议提案》（见附件 2）并在会议召开的 2 天前递交党委（学院）办公室，原则上会议召开当日递交的提案当日不予研究。若提案内容涉及资金预算，主办单位需提前落实资金来源。会议研究形成决议后，主办单位应认真填写执行情况并及时报送党委（学院）办公室存档。
第八条 会议的组织（一）会议通知。主办单位负责起草会议通知，经党委（学院）办公室确认后在会议召开的 1 天前印发各有关单位。对于重要会议应提前 3 天通知，紧急情况或者其他特殊情况下可口头或电话通知。凡涉及两个校区的会议应明确与会人员的乘车安排。
（二）会场布置。主办单位按照庄重、简朴的原则对会场进行必要的布置，并做好座签的准备及摆放、话筒及音响的调试等工作（必要时可以由党委（学院）办公室协助）。
（三）会议议程。主办单位负责起草会议议程，经党委（学院）办公室请示校领导审定后印制执行。
（四）其他应准备事项。主办单位根据会议需要做好新闻报道、合影留念、礼仪服务等。
（五）会议材料。会前，主办单位应将会议议程、领导讲话等各类材料汇总齐全，确保会议顺利进行；会后，主办单位要及时收集整理会议资料交党委（学院）办公室存档，根据会议精神需发文的，由主办单位起草后交由党委（学院）办公室按公文处理程序办理。
（六）大型会议须成立专门的会议筹备工作组，其主要职责是拟制会议方案、做好会议联络、准备会议材料、布置会议场地、落实工作车辆、组织召开会议等。
第九条 会议的纪律（一）按要求应该出席、列席会议的人员，如因特殊情况不能出席、列席，须按学校规定履行请假手续，并向会议主办单位说明情况；在获得准许的情况下，可安排其他人员代为出席、列席。
（二）会议应执行签到制度，与会人员应严格遵守会议时间，不得迟到、早退。会议召开期间，与会人员须关闭移动电话（或设置为静音模式），并不得办理与会议无关的事情。
（三）会议发言要言简意明，主题集中，内容精炼。会议主持人可根据会议情况规定与会人员的发言时间。
（四）凡涉及秘密的事项，与会人员必须严格遵守保密纪律，妥善保管会议文件，需要退回的文件要及时退回。凡违反会议纪律者，学校将以适当形式予以通报批评甚至追究相应责任。
第十条 会议的记录工作 会议主办单位要安排人员认真做好会议记录，重要会议要录音。对未听清楚的重要问题或会议决定不够明确的，可在会后向有关领导询问清楚，及时对会议记录进行补充、整理。会议记录和录音均须存档。
第十一条 会议决定的落实（一）对会议明确做出的决定和需要贯彻的精神须以“纪要”形式印发时，应由会议记录人员撰写会议纪要交党委（学院）办公室按公文处理流程印发。对于尚待进一步讨论研究的事项或需保密的内容，不发会议纪要。
（二）会议做出的决定，超出“纪要”的发放范围时，须以“通知”、“规定”等公文形式印发，由有关职能部门按照会议提出的意见起草，交党委（学院）办公室按公文处理流程印发。
（三）会议决定的事项，主办单位应及时组织实施，党委（学院）办公室负责督办。
第十二条 会议经费 会议经费的使用要本着节俭、节约的原则。主办单位要事先对会议所涉及的各项费用进行合理预算并报送学校领导审批，会后经学校领导签字后方可报销。
第十三条 对于不符合本办法要求或违反本办法规定程序的会议，党委（学院）办公室可不予安排并有权予以纠正。
第十四条 本办法未作具体规定的其他类型会议，可参照本办法相关规定执行。
第十五条 本办法自印发之日起执行，由党委（学院）办公室负责解释。
AA 航空学院会议审批单 会议名称 会议时间 会议地点 会议议题 参会人员 及 人 数 主办单位 领导签字 主管校领导意 见 主要校领导 意 见 学校办公室安排意见 备 注 注：请于会议召开 3 天前提交党委（学院）办公室 AA 航空学院会议提案
会 议 类 别 □ 党委会 □ 校长办公会 提 案 名 称 递交提案部门 时 间 负责人 提 案 主 要 内 容 提 案 建 议 解 决 方 案（注：若提案内容涉及资金预算，请明确资金来源）主 管 校 领 导 意 年 月 日
见 注：会议类别由党委（学院）办公室请示主要领导后确定，提案部门请勿填写。
会 议 决 议 任务目标 主办部门 完成时间 执 行 情 况 及 结 果 主办部门负责人（签字）：
年 月 日
