甲方：
乙方：
经友好协商，甲乙双方就乙方承办 / 代理甲方之 会议事宜达成如下协议，双方共同遵守执 行。
一、甲方主办的 会议全部交由乙方承办。会议地点是 会议时间 年 月 日至 年 月 日。主会场是 二、乙方提供如下会议服务：
1、礼仪及接待 2、会议交通 3、会场布置 4、会议餐饮安排 5、会议秩序维持 6、会议秘书服务 7、会议代表住宿安排 8、会务考察安排及夜间娱乐支持 9、返程票务服务及站场接送 10、财务协助。
◆各项服务分叙如下：
1、礼仪及接待 乙方提供 名礼仪小姐，汽车站、火车站、机场分别安排 名礼仪，设立标识(甲方提供企业或行业标识，乙方制作)，引导甲方人员报道及安排商务车辆前往下榻酒店。在下榻酒店大堂设立专用接待台(乙方负责设立)，乙方提供 名工作人员协助甲方会务组人员进行代表签到、房间安排、发放会议指南(甲乙双方共同拟定)、告知代表会议注意事项，编制会议名录。礼仪工作时间为 月 日 时至 月 日 时，下榻酒店接待人员工作时间为 月 日 时至 月 日 时，乙方提供一条接待热线电话，热线电话开通 □国内长途 □国际长途，费用按酒店商务电话收费，记入甲方会议支出——除非甲方工作人员许可，乙方人员不得使用热线电话。
2、会议名录制作要求为：
开本，色印刷，内文纸张为 纸，封面为，制作 份，单价为，交 货时间为 月 会议名录资料要求在 日前。
月 日前以 格式上传给 网站。
3、会议发言材料制作：
开本，色印刷，内文纸张为 纸，封面为，制作 份，单价为，交货时间为 月 日前。
◆会议交通 1、站场接送 根据实际需要，乙方必须于 月 日 时 至 月 日 时 安排 辆 座空调巴士，7 座面包车 辆，5 座 轿 车 辆至 机场(汽车站、火车站)。按照先到集合，统一运输的方式，安排与会代表前往下榻酒店。双方同意所有费用按运输趟次结算，其结算标准见下表。如果由于甲方原因使得预订的车辆空 驶，甲方按照大巴 元、面包车 元、轿车 元结算。所有交通工具的运行命令由甲方发出，并在行驶单上签字。
乙 方 于 月 日 时至 月 日 时 提供 吨货车 辆，负责运输会议材料，行程为 至。包括装卸，费用合计为 元。
型号 行驶线路 价格(元/ 趟)备注 － － － － － － － － － － － － － － － － 送站场费用同上述约定。双方应在 月 日前，确认需要送站场的名单。甲方应该本协议签署前告知乙 方此部分费用的分摊方法(会务组支付或者个人支付)，甲方确认：
下列人员由会务组承担送站场费用，除此之外，均由个人承担。
或者：甲方确认，所有与会人员的送站场费用由会务组承担；或者全部与会人员的送站场费用均由个人承 担。
甲方确认：需要会议期间提前送离的人员有，具体时间是 车。
月 日 时，乘用车标准为 座 2、会务交通 乙方必须于 月 日 时至 月 日 时安排 辆 座空调巴士，7 座面包车 辆，5 座轿车 辆至 酒店，用于接送会务人员至会场。甲方(或者乙方)负责通知并集合需要乘坐商务用车之人 员。用车行程为(往返/ 单程，选择)。
于 月 日 时至 月 日 时安排 辆 座空调巴士，7 座面包车 辆，5 座轿车 辆至 酒店，用于接送会务人员至 晚会 / 宴会现场(地点为：)。用车行程为(往返 / 单程，选择)。费用按下表标准结算：
型号 行驶线路 价格(元/ 趟)备注 － － － － － － － － － － － － － － － －
◆会场布置 乙方应在 月 日前预订 会场，并于 月 日 点前按甲方要求完成布置：
1、主席台 要求鲜花 盆，色地毯，绒布主持台，主席台设 席位，背景为 材料，投影帘要求(×)，投影仪要求 流明，配备激光指示笔(或者伸缩式教鞭)、有线 / 无线麦克风 个。主席台配置茶水杯(或者瓶装矿泉水)，一侧放置饮水机(配瓶装矿泉水时可不用饮水机)，主席台配备电工一名，会务服务小姐一名。双方确认：投影仪为(甲方自带，乙方提供甲方租赁，第三方提供)，当甲方自带时，乙方仅有义务提供技术支持，不负责保证仪器正常工作； 双方确认，投影仪租赁价格为 元/ 天，茶水提供及服务人员支持包含在会场租赁成本中。
2、会场布置 乙方必须于 月 日 点前完成会场布置——U型、课堂式、围桌型、剧院式等供选择，安 排席位不少于 个，其中前排布置需要，各排间距不得小于 厘米；在会场安排固定摄影点 个，需要提供饮水机 台，提供小型会晤室 个，会晤室摆设桌椅不得少于 套。会场悬挂 横幅 条，内容为。会场内 / 外提供资料 / 样品展示台 个。
双方确认：
展示台为全新制作 / 租赁，规格 × ×，单 价为 元/ 个。饮水机由乙方免费提供，饮用水由甲方提供(乙方可代办)。
3、氛围支持乙方应在 月 日 点前完成 个气球条幅悬挂，条幅内容为()规格 是 米× 米，拱形气模 个，规格是 ×，会场内 / 外摆放花篮 个。同时在 月 日 × ×报纸预订 × ×版面发布相关信息(内容甲方提供)。会场布置与氛围支持费用总计为：
元。
4、同声翻译系统 乙方必须于 月 日 前调试好同声翻译系统，提供 声道翻译(语种为)，月 日 前甲方应将发言大致领域及特点告诉口译员，并告诉口译员发言者国别与大致语言习惯。
乙方提供的口译人员必须在 月 日 前熟悉所需翻译的专业领域，作同声翻译时，错误率不得超过 2％。甲 方发言者语速不得超过 同声翻译支持费用总计为：
节字/ 分钟。
元。
◆餐饮安排 双方确认，会议期间与会人员就餐地点为 酒店 餐厅及 餐厅。其 中中餐就餐人数不少于 人次，西餐就餐人数不少于 人次，穆斯林餐不少于 人次。早餐餐标为 元/ 人，正餐(中餐及晚餐)餐标为 元/ 人，宴会餐餐标为 元/ 人，早餐、正餐及宴会餐(包括西餐及穆斯林餐)食物见附件(菜谱)。会议提供的餐饮不含酒水(或者含酒水)，时间是 月 日 餐至 月 日 餐止，其中 月 日 餐为宴会餐。会议人员凭 证件(或者餐卡)就餐。早餐形式为自 助餐(或者团餐)，正餐为围桌式(或者自助餐)团餐，具体就餐时间由乙方制作水牌告知甲方与会人员。
商务考察旅程用餐另计。
◆宴会餐 / 商务酒会要求 时 间 ：
月 日 时 至 月 日 时规模：
内容：
(1)自助餐 / 围桌宴会(2)演讲系统
(3)娱乐节目(4)服务/ 交通 餐饮费用总计为：
元。
◆其它服务安排 会议秩序维持 为便于保密及会议正常举行，双方确认 月 日至 月 日 会议室设立 位工作人员，工作人员由甲方 / 乙方负责指定 / 委派，主要职责是核查进入会场人员身份。进入会场人员一律凭证件进入。此项服务费用 元/ 免费。
会议秘书服务 双方确认，会议期间乙方为甲方提供如下如数服务：
(1)速记员 名，工作时间为。
(2)翻译员 名，工作时间为。其中英文 名，日文 名，德文 名(3)会务勤杂人员 名，工作时间为。
(4)保健医生 名，工作时间为。
(5)摄影师 名，工作时间为。录制媒介为，规格为，后期编辑由乙方 / 甲方完成。
(6)旅行顾问 名，工作时间为。
(7)签约司仪(礼仪)名，工作时间为。
(8)其他——指示牌制作，块，内容，放置地点。以上会议秘书服务费用共计 元。
◆会务考察安排及夜间娱乐安排 1、会务考察 双方确认，会议期间甲方与会人员进行商务考察，线路及行程如下：
线路 1 D1：
D2：
人数：
人 线路 2 D1：
D2：
人数：
总人数为：
人 车辆要求：
乙方提供旅行责任保险、专业导游、陪同 费用：
2、夜间娱乐安排 双方确认，会议期间甲方人员举办各类酒会或者联谊会的话，乙方将负责代理安排。此部分费用由甲方统一支付/ 或者参加人员直接支付。
具体方案见附件。
◆返程票务服务及站场接送 双方确认，甲方人员返程事宜由会务组织统一安排 / 与会人员自行支付。
乙方提供返程票务代理服务(在签到会场酒店大堂提供咨询及预定处，时间为 月 日 时 至 月 日 时;1、机票 明折明扣，不收取服务费，免费送票至下榻酒店； 2、火车票 票面价格，每位按市场行情收服务费，免费送票至下榻酒店； 乙方提供送站服务：
按下表结算 : 型号(时 间 月 日 时 至 行驶线路 月 日 时)价格(元/ 趟)备注 － － － － － － － － － － － － － － － － ◆财务咨询 财务协助(此条款为非一次性收取会务费用组织机构适用)双方确认，甲方与会人员签到时，乙方提供 名财务人员协助甲方收取会务费用，提供验钞设备，并协助甲方人员统计核实相关应收费用。
其他协助 乙方在自有网络上发布会议预告信息，制作回执表单，供甲方相关人员下载填制，同时指派固定人员统计回执信息，定期向甲方报告。此项服务免费提供。
三、双方确认，以上预定及服务属于不可撤销约定。自双方签字、盖章且甲方按本条款支付预订金之日起协议立即生效。甲方于协议生效后 个工作日内支付人民币 元作为预订金。
变更及核算原则 1、甲方确认 除非发生以下几种情况，否则甲方不存在撤销或变更本协议理由——如果撤销或变更，乙方将有权要求甲方支付撤销或变更给乙方造成的预期损失：
◇ 战争或政治事件； ◇ 甲方进入破产程序； ◇ 甲方实体进入重组变更程序； ◇ 由于政策或法律变化导致会议不可能举行。
2、甲方可以在预定的期间内变更会议时间 但变更通知必须于预定期限前 天抵达乙方，乙方接到甲方通知后应在 个工作日内以(□传真 □电邮 □公函)方式回执确认，甲方在接到乙方确认文件后即表示甲乙双方就会议时间的变更达成一致，双方间的协议除会议日期外，其余不作变更。
3、乙方服务的变更 除非发生如下情形，否则乙方无权变更服务——◇ 乙方签约的下游服务商出现法律规定的破产、停业或者其他人力不可抗拒的服务中止事件，同时乙方更换的下游服务商不能满足甲方要求； ◇ 会议地点出现重大自然灾害(包括急性传染病)； ◇ 会议地点出现重大政治事件(包括政府征用会议场所)如果不是由于上述原因，乙方要求变更服务，将赔偿甲方由于服务变更而导致的预期损失。出现本条款所列事项时，乙方应该在第一时间内以书面形式通报甲方，并在甲方收到通知后作出变更预案供甲方选择——乙方保证变更的服务应当不低于原来协议水准。
基于友好合作的精神，所有变更事宜双方同意协商解决。同时双方约定：
◇甲方变更或取消会议应当在协议生效后会议正式举办前 个工作日前通知乙方，除乙方已经支付的成本 外(在甲方的预付款项中抵扣，不足部分乙方有权要求甲方补足，多余部分乙方同意返还甲方)，乙方放弃预定收益的索赔； ◇甲方变更或取消会议的决定如果在会议前 日通知乙方，甲方应赔付乙方预期利益的 ％，并不退回预付金； ◇甲方变更或取消会议的决定如果在会议前 日通知乙方，甲方应赔付乙方预期利益的 100％，并不退 回预付金； ◇乙方由于非本条款原因要求改变服务或者取消的，于会议举办前 日通知甲方的，必须全额退还甲方预付款； 4、双方约定，本协议规定的服务及费用核算原则如下 ◇ 住宿、餐饮及车辆——按协议标准结算，基于可以理解的原因，允许实际费用结算。
◇ 除协议规定的服务总量以外，乙方同意按协议标准提供服务预留空间，但不超过总量的 5％(指各单项服务)。甲方如果需要超过预定的服务，在 5％范围内可享受协议标准，超过部分乙方尽量但不保证提供 协议标准服务。
◇ 双方确认，所有服务费用在 月 日前由甲乙双方核算认可，甲方保证一次性将款项支付给乙方——如果超过约定期限，乙方有权要求甲方支付滞纳金——标准为总量的 0.5 ％，按日计算。
5、仲裁 双方约定，如果对本协议执行出现争议，将首先协商解决；如果协商不能解决，双方将申请仲裁解决，仲裁地点为。
6、生效 本协议自双方共同签章且甲方提供规定的预付金后生效。
