环保档案管理制度
一、总则
为加强本公司环保档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司环保体系服务，特制定本制度。
二、文件材料的收集管理
1、公司指定专人负责文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。
3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。
4、工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
三、归档范围
1、管理制度类。包括企业简介（主要简述建厂时间、地址、主要产品、产量、产值，何时取得哪一级环保批复和验收情况，污染治理设施投入、运行情况等，企业环保工作亮点，如清洁生产情况、循环经济的认证、获得环保绿色企业称号等）、各项环保管理制度、机构建设等情况，包括从业人员资质证书、环保培训资料、企业环保工作总结等，污染治理工艺流程图、雨污分流管网图等。
2、项目建设类。包括企业所有生产项目环境影响评价文件及对应的环评批复、试生产申请核准意见、项目竣工验收监测报告、“三同时”验收报告等。限期治理及各类项目整治验收、核查意见等资料，如专项行动挂牌督办整治验收资料等。
3、设施运行类。包括各类治污设施操作规程、运行记录，自动监测仪运行维护记录，污水管水量水质台帐，重金属企业特征污染物月报表等。
4、监测记录类。包括自行监测台帐（有化验室的企业必须提供，重点为化工、印染、造纸、涉重等污染行业和污水处理厂）、自动监测仪在线监测打印记录、委托监测报告等。
5、固体废物类。包括工业固废和危险废物的产生、贮存、综合利用、处置和转移的台帐，危险废物管理计划，危险废物申报登记材料、危险废物转移联单（至少最近5年的联单），危险废物委托利用、处置合同，危险废物接收单位的危险废物经营许可证（复印件）等。
6、环保监管类。包括有效的排污许可证、近5年的排污申报登记表，近5年污染物排放明细表，环境监察记录留单，各类环保通知书，装置停运批准意见等。
7、环境应急类。包括企业清洁生产审计报告、整改项目建议、清洁生产审计验收材料，应急预案、应急组织网络、应急物资储备台帐及应急设施和装备图片资料。
8、宣传培训类。包括企业内部环保会议记录、技术培训、企业环境类杂志、各类照片、应急演练等与环保宣传、信息公开、污染治理有关的资料。
四、归档要求
1、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
2、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别放在一起，不得分开，文电应合一归档。
3、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。
4、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
5、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。
五、档案管理人员职责
1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。
3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司环保档案的完整与安全。
六、档案的利用
1、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。
2、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。
3、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。
4、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员。
七、本制度自印发之日起执行。
