第1篇：辞职报告电子邮件怎么写 格式
首先我们要认清一个事实，那就是电子邮件辞职有没有法律效力，可不可以视为书面通知?
电子邮件辞职可视为书面通知。
但是你需要做：
1、你的电子邮件必须进行公证;
2、必须有证据证明收件人系单位;
3、必须有证据证明发件人是你。
【辞职报告格式】
(一)辞职报告标题
在辞职书第一行正中写上辞职书的名称。一般辞职书由事由和文种名共同构成，即以“辞职书”为标题。标题要醒目，字体稍大。
(二)辞职报告称呼
辞职书要求在标题下一行顶格处写出接受辞职申请的单位组织或领导人的名称或姓名称呼，并在称呼后加冒号。
(三)辞职报告正文
辞职书正文是辞职书的主要部分，正文内容一般包括三部分。
首先要提出辞职的内容，开门见山让人一看便知。
其次申述提出辞职的具体理由。该项内容要求将自己有关辞职的详细情况一一列举出来，但要注意内容的单一性和完整性，条分缕析使人一看便知。
最后要提出自己提出辞职书的决心和个人的具体要求，希望领导解决的问题等。
(四)辞职报告结尾
辞职书结尾要求写上表示敬意的话。如“此致——敬礼”等。
(五)辞职报告落款
辞职书的落款要求写上辞职人的姓名及提出辞职的具体日期。
第2篇：电子邮件格式
一、发信对象
仔细确认收件人，并将Cc：（「副本转送」）人数降至最低
二、电子邮件标题：
标题要求要明确且具描述性，字数控制在50个汉字以内，邮件标题应尽量写得具描述性，或是与内容相关的主旨大意，让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。尽可能避免出现类似“RE:RE:RE:FW:FW:XXXXXX”的多重标签字样(RE/FW标签有助于邮件检索)。
三、信件内容应简明扼要
电子邮件的内容应力求简明扼要，并求沟通效益。具体请参照本文档最后的范例。
四、邮件内容格式
邮件正文格式统一遵守以下规则：
字体：宋体（日文下为Simsun）;
大小:10;
一行最大文字数：不超过30文字
五、落款：
落款要清晰明了，注明发信者身份，具体请参考下方范例的落款。
六、附件：
所发送的附件根据重要等级选择是否需要加密，发给客户的重要信息一定要加密，密码必须在6位以上，且必须是大小写字母，数字，特殊字符组合。密码不可以写在邮件中，可以通过其他方式（如电话）通知客户。
附件体积不能太大。如无特殊情况，附件体积尽可能控制在5M以内，大于这个数字的，通过FTP或者是网络空间传送。
附件最好都打一下包，因为某些邮件收发程序和防火墙、病毒监控软件甚至你的邮件服务器会拒收带有可能包含破坏性代码的exe，doc，jpg，js，scr等等格式的附件。
七、发送前的注意事项。
电子邮件发送前应仔细检查收件人，抄送人，主题，所添加的附件等是否正确无误，正文内容是否清晰合理，标点符号是否遗漏等，如果客户端有多个电子信箱，还要确认所使用的的邮件服务器是否正确，不要混淆了内部信箱和外部信箱。
第3篇：电子邮件的格式
一、商务英语电子邮件的格式
常见的商务英语电子邮件包括以下五部分：
①写信人email地址、收信人email地址、抄送收信人email地址、密送收信人email地址。②标题。③称呼、开头、正文、结尾句。④礼貌结束语。⑤写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、电话号码、传真等。
其中邮件主题应体现邮件主旨，要引人注目、意思明确，最好为名词或动名词短语；称呼礼貌得体，符合商务英语写作习惯，如不知对方姓名只知头衔，可用 dear+title作为称呼，如只知对方姓名不知性别，可用dear+全名，如邮件为一封通函，则用dearall作为邮件称呼；正文应结构清楚，便于阅读，如正文内容较长，可使用小标题、小段落，或利用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然。
二、商务英语电子邮件写作应遵循的五c原则
商务英语电子邮件的正文写作应该遵循五c原则，即correctne、concisene、complete、clarity和courtesy原则。
准确原则
由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、义务关系，其准确性对商务治理与沟通至关重要。具体而言，不仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无误，电子邮件内容还要叙述准确，以免引起误会纠纷。
简洁原则
简洁原则是商务英语写作最重要的原则，指在不影响完整性和礼貌性的前提下，尽量使用简单句子和简短词语。一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既浪费写的时间，也会给阅读者带来不必要的麻烦，故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要务。
在具体写作中，商务英语电子邮件呈现出的句法特征是句子结构简单明了，有大量省略句和不完整句。其词汇特征是用语简洁，语言简明扼要。
另外，为了节约时间和空间，电子邮件中可使用缩略语，如u表示you，pls表示please，info表示information，qty表示quantity，p“c表示piece，l“c表示letterofcredit，fob表示freeonboard。
例1 it is very difficult to sell man hole covers in france.this product must have the quality certificate iued in france.例2 price：fob shanghai usd 96“pc.例3 hope you can accept it.例1中的两个单句具有明显的因果关系，但写并不使用表达因果关系的连接词如since、because，这种舍长句、复合句，选短句、简单句，喜并列、弃从属的句法特征在商务英语电子邮件写作中十分常见。例2中缩略语的使用，例3中不完整句的选择，反映了与普通商务信函相比，商务电子邮件更倾向于非正式文体，更为口语化。
完整原则
商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整，提供读者所需要的信息，尤其像盘、询问贸易条件等需要回函的电子邮件，更需要清楚完整，因为只有包含具体信息的邮件，才能达到良好的沟通效果。邮件是否完整，可以用5w1h来检验，即who，when，where，what，why和how。
清楚原则
商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚，用词准确。具体表现在：
例1 we will deliver your goods soon.例2 中significant一词意为明显的、不小的，语义模糊，故可以用具体数字替换。例2中soon表示不久、很快，语义不明确，没有指出具体的供货时间，可改为具体的年月日。
礼貌原则
商务英语电子邮件应遵循措词婉转、礼貌的原则。鉴于电子邮件直接影响到整个交易的成败，买卖双方应十分注重措辞方式，要婉转、礼貌，使对方轻易接受。在写作电子邮件时，可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点，提出要求。
例1 if it is not for the larger orders we receive from a numbero four regular customers，we could not have quoted for supplies even at that price.例2 i would appreciate it if you could give me your best quotations for 65，000 pieces.例1中虚拟语气和例2中委婉语气的使用，缓和了商务谈判的语气，既明确了自己的立场，又使对方的面子免于受损，语气自然诚恳，礼貌得体，很轻易为对方接受。
三、结语
随着国际商务活动的不断扩展，商务英语电子邮件的重要性也日益明显。同时，电子商务的普及，往往会让写忽视商务英语电子邮件应有的规范和格式，难免会出现这样或那样的问题。然而准确规范的英文邮件，不仅能反应写信人的英语及业务水平，还可以体现写信人为人处事的态度和风格，有助于建立良好的商务关系，最终对达成贸易起到重要的作用。因此，有必要熟悉商务英文电子邮件应有的规范和格式，遵循邮件的写作原则。
第4篇：英文电子邮件格式
英文电子邮件格式
Dear Mary，This is Tom.....Look forward to seeing you soon.Best regards，Tom Yu
(以上每一行,或者每个段落,都是左对齐的)
例子：
一、主题
主题（Subject）框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings；长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过35个字母。YES：Supplier training
NO：profeional trainees from sister company should abide by rule of local company（太长）
主题框的内容切忌含糊不清。
NO：像News about the meeting 这样的表达，YES：应改为Tomorrow's meeting canceled。
一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。YES：New E-mail Addre Notification；Detailed calculation
NO：detailed calculation
视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI（For Your Information，供参考），如：URGENT：Submit your report today!
二、称呼
1、E-mail一般使用非正式的文体，因此正文（Body）前的称呼（Salutation）通常无须使用诸如Dear Mr.John之类的表达。在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。YES：Tommy，或者Mr.Smith。
2、称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。如：Jimmy，I received your memo and will discu it with Eric on Wednesday.Best，David
3、人家的名字千万不要错,老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶.同样, 头衔都不要错.头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的: Howard E.Wyatt, Dr.Howard E.Hyatt
4、多过一个男人,用Mers,就是Misters的意思,不过不要跟名字,跟姓就行啦.
YES: Mers.Smith, Wyatt, and Fury。女人呢? YES：用Mesdames, Mmes., or Mses.同样不要跟名字.例子: Mses.Farb, Lionel, and Gray。男女一齐呢? 弄清楚称呼就行.例如: Dr.and Mrs.Harold Wright ；Mr.Harold Wright and Dr.Margaret Wright ；Mr.and Mrs.Harvey Adams-Quinn。
5、有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔,有时大头不知
道对方头衔,干脆用Ms.算了.Ms.Sarah Gray
6、职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如:
Ken Green, President ／Ken Green ／Vice President of International OperationsNO：Ken Green ／Vice President of Unicom China
YES： Ken Green ／Vice President, Unicom China
7、老外的名字有时有Jr.或 Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确,不要笑人:YES：Michael J.Smith, Jr.／Michael J.Smith Sr.8、用人家的名字总好过人家的头衔称呼.如果没有名字,或者是很正规信的信件,可以考虑这些：
Dear Committee Member:
Dear Meeting Planner:
Dear Colleagues: To All Sales Reps:
To Whom It May Concern:
Dear Sir or Madam:
Dear Madam or Sir:
Dear Purchasing Agent:
如果是全公司：
YES： Gentlemen or Ladies: Ladies or Gentlemen:
9、有时见到人家用冒号就说人家错,其实也未必啊,看:
YES：Dear Mr.Jones:(非常正规)Dear Joan:
Dear Jim, Jim,(非正规)
三、拼写
1、E-mail的非正式的文体特点并不意味它的撰写可以马虎行事，特别是给长辈或上级写信，或者撰写业务信函更是如此。写完信后，一定要认真检查有无拼写、语法和标点符号的误。当然Outlook Expre等软件的'拼写检查'功能可以助你一臂之力。
2、外国国名尽量用大写.是为尊重,也方便邮差.
3、标点要准确
NO：He did not make repairs, however, he continued to monitor the equipment.YES：He did not make repairs;however, he continued to monitor the equipment.4、大小写要注意
非必要，不要整个字都是大写，除非要骂人。
NO：MUST change to OS immediately.外国人就觉得不礼貌和喝令人一样。YES：要强调的话，用底线，斜字，粗体就可以了。
四、结尾部分
A、书信的结尾致意要留意,弄清大家的关系才选择用词,例子:
1、Very Formal非常正规的(例如给政府官员的)
Respectfully yours, Yours respectfully，2、Formal正规的(例如客户公司之间啦)
Very truly yours, Yours very truly, Yours truly，3、Le Formal不太正规的(例如客户)
Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially，4、Informal非正规的(例如朋友,同事之类)
Regards, Warm regards, With kindest regards, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you next week!
有时在we, I, and you之间选择是很烦的事--如果是公司代表联络生意之类,可以用: We will reimburse you for these legal expenses.Sinopec will reimburse you for these legal expenses.如果单纯说你自己,可以用: I found the brochure very informative.有时可以一起用啦...: We are pleased to offer you the position of sales director, and I am looking forward to our Tuesday morning meeting.那么I和you呢?好烦好烦.一般来说,收信人的利益比较重要,名义上都要这样想.给人尊重的语气就一般不会错了.多用you有时会有隔阂的感觉.You will be pleased to learn that you have been selected to serve on our advisory board.Your prompt response will be appreciated.(好像欠你一样)
I am pleased that our board has selected you as the best qualified candidate to serve on our advisory board.I hope you’ll agree to serve.(这就友善多了)
Your book was well written and comprehensive.(不用你来判断我呀~~)
I thoroughly enjoyed your book and found an answer to every one of my questions about performance appraisals.(客气一点,人家受落)
总之,语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度.B、信尾客套话（Complimentary close）通常也很简明。常常只须一个词，如：'Thanks'，'Best'，'Cheers'，不需要用一般信函中的'Sincerely yours'或'Best regards'。
C、签名：不要把Mr., Ms., Mrs., Dr.之类一起签,人家会笑你的...签名也看信件的语气.给朋友或公司客户,签Bill也可以,给陌生人就最好用Gates或者Bill Gates啦.五、其它注意事项：
A、文法
1、切忌主客不分或模糊
例子：Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.应改为：Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment.(We我们是主语, 不是report。)
2、句子不要凌碎
例子：He decided not to audit the last ten contracts.Because of our previous objections about compliance.应该连在一起。
3、结构对称，令人容易理解。
例子: The owner questioned the occupant's lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings.应改为：The owner questioned the occupant's lease intentions and ink alterations of the contract.4、单复数不要搞乱，不然会好刺眼，看不舒服。
例如：An authorized person must show that they have security clearance.5、动词主词要呼应。想想这两个分别：
1）This is one of the public-relations functions that is under budgeted.2）This is one of the public-relations functions, which are under budgeted.6、时态和语气不要转变太多。看商务英语已经是苦事，不要浪费人家的精力啊。
7、选词正确
像affect和effect，operative和operational等等就要弄清楚才好用啦。
8、地址上的数字直接用阿拉伯数字吧,除了One,例子:
127 Ninth Avenue, North
127 E.15 Street
5 Park Avenue
One Wingren Plaza
556-91 Street
B、文体
1、可读性：对象是大学程度的话，用高中的英文就行，不要以为人人都是语言大师，多用短句(15-20字吧)，技术性的字,就更加要简单易明.2、注意段落的开头.一般来说,重要或强调的事情都放在信件或段落的开头,而句子就放在最尾.例如: （1）.Because he was unable to attend the meeting personally, he forwarded his congratulations on caette tape.（2）.He forwarded his congratulations on caette tape because he was unable to attend the meeting personally.两者强调的事情就有分别了.3、轻重有分，同等重要的用and来连接，较轻放在次要的句子里.4、意思转接词要留神.例如: but(相反), therefore(结论), also(增添), for example(阐明).分不清furthermore和moreover就不要用啦.5、句子开头不要含糊不清的主词。
例子: These decisions have been a big disappointment to the committee members.They have delayed further action.They是指什么呀?开头少用this, that, it, they, 或 which.6、修饰词的位置要小心,例如: He could only reimburse the cost after July 15.应为 He could reimburse the cost only after July 15.7、用语要肯定准确.切忌含糊.
例如:The figures show a significant increase.” 怎样significant呀，改为: The figures show an increase of 19%.8、.立场观点一致.少用被动语.
例如: Partial data should be submitted by April.改为: You should submit partial data by April.就很好了.C.格调
1、式样和句子长度不要太单调.千篇1律的subject-verb-object会闷死人的.有时短句跟着长句可以化解一下.2、弱软的词(e.g.was, were, is, are...)可以加强一点.例如: Prunton products are highly effective in...改为: Prunton products excel in...就有力很多了.3、亲切,口语化是比较受欢迎!用宾词和主动的词,让人家受落.例如:（1）.This information will be sincerely appreciated.”
（2）.We sincerely appreciate your information.明显地,我们会喜欢第2句.D、内容与附件
E-mail文体的另外一个特点是简单明了，便于阅读，太长的内容可以以附件的方式发出。一个段落大多仅由一到三个句子组成。
中文电子邮件格式 收信人姓名：
你好！
正文（就是要告诉对方某件事情的内容）
祝
生活快乐！(等等想要说的话)
写信人签名
写信时间
例子：
私人信件通常由五部分组成：
1．信头：指发信人的地址和日期。写在信纸的右上角，可以从靠近信纸的中央写起。信头上面要留空白。先写发信人地址。地址的写法与汉语不同，要先写小地方，后写大地方。在地址的下面写上日期。日期的顺序是：月、日、年，或者：日、月、年。例如：May 17 2003。在年份之前有一个逗号。
2．称呼：指对收信人的称呼。写在信头之下，从信纸的左边开始。写信给熟悉的人，一般用Dear…或My dear…作称呼。如：Dear Li Lei，Dear Mi Thomas或My dear Dad．
3．信的正文：指信的主体部分。从称呼的下一行第一段顶边写。从第二段起每段第一个词都缩进3或5个字母写。
4．结束语：指正文下面的结尾客套话。一般从信纸的中央靠右写起，第一个字母大写，末尾用一逗号。在非正式的社交信中，常用Yours或Sincerely。假如对方是亲密的朋友，可用Sincerely yoursYours等。
5．签名：指发信人签名。写在结束语的下面，稍偏右。
另外，英文信封写法与汉语的不同。一般把收信人的地址写在信封的中央或偏右下角。第一行写姓名，下面写地址。发信人的姓名和地址写在信封的左上角，也可以写在信的背面。(来源：英语麦当劳－英语快餐EnglishCN.com)
英文书信的格式
1、信头（Heading）
指发信人的姓名（单位名称）、地址和日期，一般写在信纸的右上角。一般公函或商业信函的信纸上都印有单位或公司的名称、地址、电话号码等，因此就只需在信头下面的右边写上写信日期就可以了。英文地址的写法与中文完全不同，地址的名称按从小到大的顺
序：第一行写门牌号码和街名；第二行写县、市、省、州、邮编、国名；然后再写日期。标点符号一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之间，该用的还要用，例如在写日期的时候。
2、日期的写法：
如：1997年7月30日，英文为：July 30，1997（最为普遍）； July 30th，1997；30th July，1997等。1997不可写成97。
3、信内地址（Inside Addre）：
在一般的社交信中，信内收信人的地址通常省略，但是在公务信函中不能。将收信人的姓名、地址等写在信头日期下方的左角上，要求与对信头的要求一样，不必再写日期。
4、称呼（Salutation）：
是写信人对收信人的称呼用语。位置在信内地址下方
一、二行的地方，从该行的顶格写起，在称呼后面一般用逗号（英国式），也可以用冒号（美国式）。
（1）写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用Dear或My dear再加上表示亲属关系的称呼或直称其名（这里指名字，不是姓氏）。例如：My dear father，Dear Tom等。(来源：EnglishCN英语问答中心[e问e答])
（2）写给公务上的信函用Dear Madam，Dear Sir或Gentleman（Gentlemen）。注意：Dear纯属公务上往来的客气形式。Gentlemen总是以复数形式出现，前不加Dear，是Dear Sir的复数形式。
（3）写给收信人的信，也可用头衔、职位、职称、学位等再加姓氏或姓氏和名字。例如：Dear Prof.Tim Scales, Dear Dr.John Smith。
5、正文（Body of the Letter）：
位置在下面称呼语隔一行，是信的核心部分。因此要求正文层次分明、简单易懂。和中文信不
同的是，正文中一般不用Hello！（你好！）正文有缩进式和齐头式两种。每段书信第一行的第一个字母稍微向右缩进些，通常以五个字母为宜，每段第二行从左面顶格写起，这就是缩进式。但美国人写信各段落往往不用缩进式，用齐头式，即每一行都从左面顶格写起。商务信件大都采用齐头式的写法。
第5篇：电子邮件书写格式
商界人士在使用电子邮件对外进行联络时，应当遵守一定的礼义规范，如何正确使用电子邮件，撰写规范的商务Email，顺利的进行对外联络。下面做详细介绍。
撰写邮件有三种方式：写邮件、回复邮件、转发邮件。
三种方式各有所长，但在撰写格式方面都一至分为四点：收件人，抄送，主题，内容。
一、收件人
1.确认传送讯息的对象，并将人数降至最低。
2.传送电子讯息之前，确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰和笑话。
二、抄送
1.在必要和确定的情况下，抄送给相应需要知道进展情况的人员(比如项目经理)。
2.一般情况下不要给普通客户抄送。
3.确认抄送讯息的对象，并将人数降至最低，以免造成不必要的困扰和笑话。
三、主题
电子邮件一定要注明主题，因为有许多网络使用者是以主题来决定是否继续详读信件的内容(网络的世界什么都有 广告最讨厌但是带来的收入是相当可观的 呵呵)。
此外，主题要明确、精练与内容相关，表达出对方需要了解的信息，而且可以区分对同一事物的不同信息。让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。
四、内容
在线沟通讲求时效，所以电子邮件的内容力求简明扼要，并求沟通效益。一般信件所用的起头语、客套语、祝贺词等，在在线沟通时都可以省略。但称呼，正文，结束，落款/签名四点要尽量完整。
1、称呼
1)如果有收件人的姓名的话,可以让对方感觉更加友好。
2)若知道对方的性别可以用：XX先生、XX小姐、XX女士
3)如果知道对方的身份可以用：XX总经理、XX经理、XX董事长、X总、X董、X经理
2、正文
正文做到主题明确，语言流畅，内容简洁。在撰写正文时还应注意以下几点，以示礼貌和尊重，以免造成不必要的困扰。
1)在撰写英文信函时,只对一两个词进行大写以示强调,全篇都用大写是不礼貌的。在撰写中文的时候，只对部分以示强调的词采用加粗等方式。
2)不要在信件中发泄不满,应面对面的解决。
3)回复信件时,有必要加上部分的原文,以方便对方了解回信内容。
4)若摘录的原文很长,应先把回复内容放到前面,原文内容在后，5)在收件人明白其意时,才可使用俚语或缩写。
6)如果有附件，应该在正文处说明附件的内容和用途;
3、结束
1)如果可提供好的选择,应在结尾处提出。
如: 请您考虑，有任何需要咨询，请电话或EMAIL联系我.2)最好的结尾要着眼未来：
如：希望我们能够达成合作
3)结尾应显示诚恳：
如：感谢您抽空洽谈
4、落款/签名
目前，有不少网民时常会因为自己的电子信箱中堆满了无数的无聊的电子邮件，甚至是陌生人的电子邮件而烦心不堪。对其进行处理，不仅会浪费自己的时间和精力，而且还有可能会耽搁自己的正事，鉴于此，在商务邮件中应该有落款/签名，以示身份。
在网络如此发的的今天，大部分人每天都会用邮件处理各种业务，因此撰写一个规范、合格的电子邮件就显得异常重要。我特地总结了一篇关于如何撰写比较规范的商务信函或者电子邮件的文章，以帮助大家提高商务电子信函的写作水平。
1.称呼
不要认为你和对方很熟悉就在给对方的邮件中忘记写个称呼，因为不加称呼是商务信函之大忌，是没有受过正规商务信函培训的表现。为什么要加称呼呢？因为如果不加称呼，对方就不知道这封信是写给自己还是抄送给自己的，对于每天要处理很多邮件的人来说，一般只回复那些写给自己的邮件，不回复那些抄送给自己的邮件。因此，当一个非常忙碌的人收到了一份没有称呼的邮件时，必须化时间仔细分辨这封邮件是否需要回复，进而降低了工作效率！至于称呼，对待熟人、同事可以按欧美习惯直呼起名，但是对待客户就非常讲究了，最好不要直呼其名，正规的做法是看对方名片上的职务或者职业，比如：对方名片上的职务是总经理，就叫“X总”；对方的职务是主任，就叫“X主任”；如果没有职位就叫“X老师”比较稳妥。另外，对于需要群发的邮件也不例外，也需要加有称呼，比如：各位同仁，各位专家，各位领导等。总之，一份彬彬有礼的商务信函是从称呼开始的，这绝对是良好人际交往的第一步，是最基本的商务礼仪。
2.标题 （主题）
一封email的标题很重要，不但因为这是收信人对这封信内容的第一印象，更因为一两个月过后，如果收信人想查找关于某件事的往来邮件的时候，肯定会从搜索/归类标题入手，因此，如果想要尽快查到一个邮件的话，最有效的办法是这封邮件的标题非常清楚，如果没有清晰的标题或者无标题，则又增加的时间，降低的效率。而最常见的情景是：大多数公司的员工们会经常忘记给自己的邮件写标题，或者直接用过去的往来邮件的标题回复。有的邮件回复的次数多了，就连邮件的内容完全不同了，还是用的过去的标题呢。总之，对于接一个每天处理很多封的邮件顾问来说，最好的办法是为自己发的每封邮件起一个和邮件内容比贴切的标题。不仅是工作效率问题，而且发一个没有标题的邮件以及用过去标题的邮件容易给对方带来困扰，从商务礼仪来讲也是没有效率和不礼貌的，正确的做法是：写邮件一定要注意使用正确的标题。
3.正文
正文的要求就三点，语言得体、内容清晰、保持冷静。所谓语言得体，写商务邮件的时候一定要规范用词，不要用太多的口语，如果写商务邮件太口语化，会给客户造成非常不好印象，甚至影响顾问的形象；内容清晰指的是：如果回复的邮件或者写的邮件事情既多又复杂的时候，内容一定要用数字1,2,3标出来，一个数字回答一个问题，或者写一个类型的问题，写清晰，以免遗漏或者遗忘引起误会。另外，正文的格式也应该值得注意，比方商务上的邮件往来，就需要比较正式，全文尽量不要用超过两种字体，超过两种颜色，并且段落分明，条分缕析；保持冷静是什么意思呢？工作生活中，都会有很多人很多事让你不爽，带着这种不爽的心情，你可能直接就回了一封态度很糟糕的信。这样的事情发生之后，百分之九十的可能，第二天你再翻出这封信会后悔不已！最要命的是，email是可以保存的，这样的信可能给你带来不必要的麻烦。另外，一个没经过检测的邮件如果错字连篇。对客户也是一种不礼貌，因此，把内容写好是一个邮件的根本。
4.落款
落款在商务信函上也是非常重要的，一个受过商务礼仪培训的人是不会忽视这个环节的。但是，很多人不是不知道需要落款，而是因为忙，或者自己邮件有签名档等原因不留名的。当然，还有相当数量的人不在邮件结尾署名的原因是因为对方是自己熟悉的客户或同事、朋友。其实，无论什么原因发送一份不署名的邮件，这在商务礼仪上都属于一种不礼貌的行为。另外，在邮件的结尾，加上一句“谢谢”“拜托“”祝大家周末愉快”等语言无疑是一种涵养和礼貌，所谓“礼多人不怪”就是这个道理一个彬彬有礼的人不仅领导喜欢，同事喜欢，自然客户也会欣赏你的。
5.签名档
签名档其实还是有点用的。首先，把你的姓名、单位、联系方式和公司网址写在签名档里，它不仅能够告诉对方你是谁，还可以让客户随时与你保持联系，一个有非常规范签名的顾问才是一个成熟的、高效率员工。有些公司市场部统一设计员工的签名档，使用统一的企业标识和CI，给客户留下良好的印象。
6.附件
有很多人在发出去邮件后经常发现忘记将附件加上了，有的甚至发错了附件，因此，如果需要在发邮件前发将要发的附件的最新版本单独放在一个文件夹，并发邮件前仔细检查一下是否加上了附件再点击发送键。
7.抄送
一个重要的文件发送的时候，最好将这个邮件抄送给项目经理或者主管经理，因为发邮件的人邮箱或者收件人的邮箱有可能有问题，这时候发件人正好又没有上网条件，因此，同事及时的帮助是必要的，因此，养成将业务邮件抄送给主管的习惯无疑是件利人利己的好习惯，关键是不耽误工作。
第6篇：关于电子邮件格式
商务电子邮件格式
一、关于主题
1.一定不要空白标题。
2.标题要简短，不要让outlook用….才能显示完标题。
3.最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然，又便于留存。时间可以不用注明，一般邮箱会自动生成，写了反而累赘。
4.标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。
5.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多宗事情，以便于日后整理。 6.可适当用使用大写字母字符（如“*！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
7.回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE一大串。
8.最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。
二、关于称呼与问候
1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度。
2.邮件的开头要称呼收件人。在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。
关于格式，称呼是第一行顶格写。3.Email开头结尾最好要有问候语
最简单的开头写一个HI, 中文的写个“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两个写。
结尾常见的写个Best Regards,中文的写个“祝您顺利”之类的。若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或者换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。
三、正文
1.Email正文要简明扼要，行文通顺。
若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名称是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简明扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。
Email正文应简明扼要的说清楚事情，如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件。
2.注意Email的论述语气
根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语气要经常出现。
3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。
如果事情复杂，最好
1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短干练。
4.一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。
5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。
6.合理提示重要信息
7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述。
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。可以配合图表加以阐述。
四、附件
1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。
2.附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理。 3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。
4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。
5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。 6.如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。
五、语言的选择和汉字编码
1.只要必要的时候才使用英文邮件。
2.尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件。
3.对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文，准确表达邮件中涉及的问题。 4.选择便于阅读的字号和字体。
中文用宋体或者新宋体，英文就用Verdana 或者 Arial字型，字号用五号或10号字即可。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不要用背景信纸，特别对公务邮件。
六、结尾签名
1.签名信息不宜过多。
电子邮件消息末尾加上签名是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但不宜行数过多，一般不超过4行。2.不要只用一个签名档
对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。3.签名档文字应选择与正文文字匹配，字号一般应选择比正文字体小一些。
七、回复技巧
1.及时回复Email 收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的，这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。
对每一封邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复收到，说明正在处理。
如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
2.进行针对性回复
当答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。
3.回复不得少于10个字
4.不要就同一问题多次回复讨论
如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。
对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过长不可阅读。此时应立即对之前的讨论的结果进行小结，删减不必要的内容，突出有用信息。
5.要区分Reply和Reply All（区分单独回复和回复全体）
如果只需要一个人知道的事情只需单独回复。如果你对发件人提出的要求做出结论响应，应该reply all, 让大家都知道，不要让对方帮你完成这件事情。
如果你对发件人提出的问题不清楚，或者有不同的意见，应该与发件人单独沟通，讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。
点击“回复全部”之前，要再三确定。
6.主动控制邮件的来往
为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中制定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无须行动”、“仅供参考，无需回复”。
八、正确使用发送、抄送、密送。要区分TO和CC 还有BCC（区分收件人、抄送人、密送人）
1.TO的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。
2.而CC的人则只是需要知道这件事情，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回复。
3.而BCC是密送，即收件人不知道BCC为何人。用在特殊情况。
4.TO,CC中的各个收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门、按等级从高到低或从低到高都可以。
5.只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源 6.转发邮件要突出信息
第7篇：可否用电子邮件辞职
可否用电子邮件辞职
案 例：
王小姐是一家广告公司的销售主管，由于在一笔销售提成款的问题上与公司产生分歧，她一气之下于2009年4月20日向公司发送了一封电子邮件： “我决定今天辞职，希望公司可以安排交接人员于5月19日前将我的工作交接完毕。”人力资源部门直到5月10日才作出接受辞职的答复。王小姐十分意外，本以为公司会挽留她，没想到公司竟然同意了自己的辞职请求。深感懊悔的王小姐向当地劳动争议仲裁委员会提出仲裁申请。她认为，电子邮件的辞职申请只是自己一个意向表示，应当是书面申请才能构成正式的辞职信。公司发出的这一决定显然是单方面终止与自己的劳动关系，因此要求公司继续履行原劳动合同。
那么，电子邮件的辞职申请具有法律效力吗?辞职申请以什么形式最合适? 分 析：
电子邮件作为即时通讯的一种形式，具有证据特点中的 “关联性”。通过技术手段获取，或者通过公证机关对电子邮件内容及源代码等进行公证取证，电子邮件就具备了证据的 “客观性”与 “合法性”。具备了 “三性”的证据在法律上具备合法效力，也可以在诉讼中作为证据使用。本案中，王小姐在邮件中明确作出解除劳动合同的意思表示，自此意思表示送达公司时即产生了法律效力。因此，王小姐的这封邮件完全可以起到书面辞职申请的效力.根据 《劳动合同法》的规定，员工提出解除劳动合同的，需要提前30天以书面形式通知用人单位，无需用人单位批准，30天后劳动合同即可解除。王小姐的邮件在到达公司或者公司作出回复之前，她并未作出任何修改或者撤回的行为，因此，即使公司没有在5月10日发出批复，王小姐的辞职决定也将在5月20日产生解除劳动合同的法律效力。
需要注意的是，如果用人单位在规章制度中规定了辞职必须向公司提供纸质书面申请书或辞职信，那么以收到员工发送的电子邮件就认定双方劳动合同已经解除，对用人单位来说可能会存在辞职手续不完备的风险。
另外，作为电子邮件辞职申请这一尚需探讨方可认定其效力的解除劳动合同方式，用人单位应当在收到电子邮件时及时作出反应。如果用人单位不能马上决定的，应要求员工提交纸质并具有亲笔签名的辞职信。在此推荐一种较为稳妥的辞职方式，即要求辞职员工签署公司制作的辞职协议文本，文本中载明离职流程、离职时员工可领取的全部费用、公司扣除社会保险和个人所得税以及其他公司有权代扣代缴的费用、员工须遵守的保密和竞业禁止义务、所有公司物品已交接完毕的承诺以及劳动关系解除的确切日期等内容。
