各位领导，各位同事：
非常感谢局党组给予办公室这样一个平台，由我和大家交流一下公文写作方面的内容。下面我主要结合我们常用公文中常出现的问题，和大家交流一下我的看法，不妥之处，请大家包涵。
一、常见的公文及基本要求
2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知（中办发〔2012〕14号），公文种类主要有（15种）：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。其中，和我们联系紧密的主要是报告、请示、意见（回复意见）、函等。报告，适用于向上级机关汇报工作、反映情况；请示，适用于向上级机关请求指示、批准。所以，报告、请示是上行文，对我们局来说，对准的是市委、市政府和十堰市局，用上行文文件头。意见（回复意见）多是市政府领导签批，要求我们提出意见，对准的是市政府，也是上行文，但我们一般用小函头。函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项，对准的是同级市直部门，包括各镇（办、处、区），也是用小函头。
这些常见的公文中，我们最容易搞混淆的是报告和请示，二者虽同属上行文，但是性质截然不同：
一是行文目的不同。报告以陈述情况为主，不要求上级批复；请示以请求指示或批准事项为主，要求上级批复。
二是公文内容不同。请示可围绕请求事项反映情况，说明理由，不排除含有一定的情况汇报，但报告中不能夹杂请示事项。
其实这个很好区分：把我们做的工作向市委、市政府或十堰局汇报，让上级掌握相关工作情况，就用报告；其内容格式大体包括：工作基本情况、开展情况、存在的问题、下一步工作打算等；请市委、市政府或十堰局帮助解决问题，就用请示；其内容格式大体包括：工作基本情况、提请需要解决的问题。这两种公文字数都不能超过1500字，特别是请示。
这两种公文在标题上，我们需要注意两点：一是“关于”和“对”不能并列，如，不能说“市自然资源和规划局关于对某某工作的报告”或“市自然资源和规划局关于对某某事项的请示”（正确的表述）；二是请示类的标题，不需要再用“请求”，即不能说“市自然资源和规划局关于请求帮助解决某某事项的请示”。报告的结尾是“特此报告”或“专此报告”；请示的结尾，对市政府是“特此请示，恳请批准”，对十堰局是“特此请示，妥否，请批复”，都是句号，不用叹号。落款年月日的下面，都需以括号形式标注：联系人×××、联系电话××××。
意见（回复意见）类公文，对我们局来说，主要是市政府领导的签批件，要求我们提出意见建议。标题格式为：市自然资源和规划局对××局（镇、办）《关于××事项的请示》的回复意见。正文称谓和第一段是固定格式，即：“市政府：接到市政府办公室于某年某月某日转来某某领导批转的《××局（镇、办）关于××事项的请示》（带文号），我局进行了认真研究，现提出如下意见”。结尾落款年月日的下面，都需以括号形式标注：联系人×××、联系电话××××。
函一类的公文，主要包括去函和复函。去函是我们局对同级别市直相关部门发函，标题一般为：市自然资源和规划局关于协助某某工作的函；复函标题一般为: 市自然资源和规划局关于某某工作的复函；结尾落款年月日的下面，都需以括号形式标注：联系人×××、联系电话××××。
文件标题均需标注发文机关名称全称，市内行文可将“丹江口”三字省略，如：市自然资源和规划局关于某某工作的报告；如果对十堰局行文，则是：丹江口市自然资源和规划局关于某某工作的报告。
公文内容上，存在照抄照转上级文件内容，简短复制粘贴现象，这一点，应特别引起我们高度警惕，避免出现当阳国土资源局“文抄公”事件，比如，我们系统内部行文中，曾出现有“各镇（办、处、区）”“各县（市、区）局”“责任处室：某某处”等等，很明显，这是简单复制粘贴后没有改过来的痕迹。另外，还存在以下不规范的地方：应该用阿拉伯数字用了汉字，如“20世纪90年代”写成“二十世纪九十年代”；落款日期“2018年2月27日”写成“二零一八年二月二十七日”；日期时间段应是“2018年2月27日至28日”，写成“2018年2月27至28日”或“2018年2月27—28日”。
称谓上，一般不用“贵单位”，而是“你单位”；文中一般不用“我们”，要用“我局”；发文字号用六角括号，不是中括号；引用文件标题，应该是标题+文号（文号要用圆括号括住），而不是文号+标题。这四种错误我们出现的频率较高。
还有一种我们市政府规定的“公文”，即《送审说明》，主要适用于由我局起草，需以市政府名义向上报送的材料，或者需以市政府名义印发的文件。这一类公文也是我们经常使用的，几乎涉及各个股室（单位），在行文时需要注意一下几点：一是标题必须是“市自然资源和规划局关于×××（工作）有关事宜的送审说明”，正文要言简意赅，简短陈述一下起草送审说明的背景或者是依据、目的，然后落款。
公文语言总体要求“简洁、平实”。特别是“了”等口头语问题，要引起注意，一句话：“了字多得不得了，能够不了就不了”。
公文文章层次，第一层次是一、二、三；第二层次是（一）、（二）、（三）；第三层次是1.、2.、3.（注意序号后面是小圆点，而不是顿号）；第四层次是（1）、（2）、（3）。文章一级标题不能用标点符号；二、三、四级标题一般用标点符号，可与正文相连。在这个方面，我们错误的较多，主要是在行文过程中，我们有的同志在第一个层次的标题生成后，直接敲回车键，电脑自动生成第二个层次的标题、第三个层次的标题，致使我们在排版时很费力。正确的做法是在第一个层次的标题生成后，敲回车键，电脑自动生成第二个层次的标题时，点击电脑左上角的“撤销”即可，然后键盘输入第二个层次的标题，后面再敲回车键，均不会自动生成第三、第四层次的标题。
关于机关名称规范性表述问题，我个人建议，在公文中，我们尽量不要用“市自规局”“资源所”或“基层所”等简称，而应该用全称“市自然资源和规划局”“自然资源所”。
二、关于领导讲话稿的起草
写好领导讲话，是公文写作的难点。写好领导讲话（含汇报材料），关键是在把握好以下三个要点的基础上，要注重“创新”的问题。
（一）把握好领导意图。首要的是“四个弄清”，即弄清讲话的对象；弄清讲话的目的；弄清讲话的形式；弄清讲话的时长。如何领会领导意图，一是要从省、市工作重点和当时面临的形势和任务中领会领导意图；二是从领导活动意向和动态中去领会领导意图；三是从领导近期关注的热点问题，以及他对一些工作和问题新思路、新看法中去领会领导意图；四是从领导过去的报告、讲话中去领会领导意图；五是直接请示领导，对一些拿不准的问题及时予以请示领会领导意图，从而进入领导角色，吃透上情下情。
（二）把握好谋篇布局。就是文章的框架结构要设计好，大小标题要设计好。写文章和盖房子一样，要看如何布局设计，是否经济、合理、实用。文章的框架结构怎么确定？我认为每一篇文章、每一个讲话、每一个调研报告、每一个工作总结，它的结构是不完全一样的。从古到今就说写文章“文章无定法”，说的也是这个道理，但是万变不离其宗。文章结构我认为可以简单的归结为两种结构：一种是块状结构，一种是条状结构。块状结构可以理解为就是三部分，简单说第一就是“为什么”，第二就是“是什么”，第三就是“怎么办”。“为什么”，就是讲这项工作有什么意义；“是什么”，就是这项工作的内容是什么；“怎么办”，要有措施，要提出要求。条状结构开门见山讲几个问题。从总体上讲，报告、讲话起草有其独特的写作规范和技巧，它有相对稳定的行文格式，但决不是人们所说的“八股文”。由于讲话、报告是我们指导工作的一个重要形式，在文章的谋篇布局上，一般都有 “无三”不成文的规矩或者说是约定俗成的惯例。从工作部署的角度讲，它要提出问题、分析问题、解决问题。从贯彻落实的角度讲，它既要讲统一思想认识的问题，也要讲下一步的工作重点、目标、方向等，同时，还要有组织实施的保证。特别是综合性的讲话，在行文格式上，现在大多是：第一部分讲认识问题，第二部分讲需要抓好的重点工作，第三部分讲组织领导保证。文无定法，都是这么一些事情，你可以用不同的方式进行表述。总之，谋篇布局要做到层次要分明、逻辑要严密、重点要突出、语言要规整、前后要照应。
三、关于政务信息
因为部门职能的特殊性，但凡市政府约稿，几乎都少不了我们单位。所有约稿，只要报送了，一律计10分；若不报送，一律扣10分；所以，凡是市政府约稿，我们必须要完成任务，无论质量好坏。下面，我简单介绍一下政务信息的基本常识，如政务信息的概念、特点、功能及其与新闻报道的区别。
（一）政务信息的概念。
我们通常所说的政务信息，是指由政府机关采集，通过特定载体反映与经济、社会管理及公共服务相关的活动情况或数据方面的信息。它必须同时具备三个要素：首先，它是由政府机关通过合法途径采集整合的信息；其次，它是与公共管理、公共服务及依法行政相关的信息；第三，它是借助特定载体显露的信息。政务信息是决策的依据，领导的“耳目”，是沟通上下关系的桥梁和渠道，其作用、效果往往是大块头的报告所不能取代的。概括起来是八个字，两句话：“下情上达，上情下达”。
（二）政务信息与新闻报道的区别。
最大的区别是：政务信息是公文，但新闻报道不是公文。
1．写作要求不同。政务信息基本采取直叙的方法，干净利落，庄重朴实，力戒装饰，要求事实准确，分析中肯，建议合理。写新闻报道则不同，例如写通讯，对修辞的要求非常之高。包括比喻、拟人、反问、借代、双关、对偶、夸张等等。
2．结构体式不同。政务信息提倡开门见山，一般不要导语和结尾，一气呵成，甚至一段成篇。新闻稿则不同，通常有导语、主体、结尾三部分构成，否则不成体统。在标题制作上，新闻为了烘托气氛，揭示内容，可设肩题、主题和副题。信息一般不用两栏标题，提倡单句实体，讲究简洁明快，一语道破。
3．反映内容不同。信息侧重反映实际工作情况，工作中存在的问题，以及解决这些问题的对策建议等，要求喜忧兼报，不回避和隐瞒问题。新闻主要是宣传党的路线方针政策，推广先进、典型经验，褒扬好人好事。尽管对不良倾向也揭露和批评，但必须坚持正面宣传为主，牢牢把握正确的舆论导向。
4．服务对象不同。新闻服务的对象是所有社会大众，不分年龄、性别、职业和文化程度。而政务信息服务的对象范围要窄得多，层次则要高得多。简言之，信息是为领导决策提供依据，新闻旨在教育群众、宣传群众、激励群众。
5．实际功效不同。新闻可以不涉及具体工作，比如奇闻轶事。而政务信息必须与工作紧密相关，这是由它的本质属性决定的。即使同样反映工作，两者的作用力也不尽相同。新闻一般是通过宣传造势来作用于工作，具有间接性。而政务信息的作用在于发现问题和解决问题，具有直接性。换言之，新闻偏重于宣传效应，政务信息则偏重于参谋效应。
（三）不同类型政务信息的写作方法。
1．政务信息的一般写法。关于政务信息的写作，我这里也有四句话，供大家参考：简明扼要拟标题、条理清楚强措施、定量定性描效果、加强写作重要素。
（1）简明扼要拟标题。标题是“文眼”，一定要能反映这个政务信息要反映的核心内容。建议采取以下格式：某某市局（某某市、县）盘活存量土地大力推进节约用地；某某市局（某某市、县）专题研究基本农田保护问题等，原则上字数不超过20字。
（2）条理清楚强措施。用精练的语言表述为了达到某种目的，采取哪些措施，尽量分条叙述。
（3）定量定性描效果。政务信息一般要反映出工作的效果。能用数据说明的，尽量用数据说明。
（4）加强写作重要素。政务信息的“时间、地点、人物”和“why，how”等要素尽量齐全。
另外注意每一条信息尽量不超过500字；要注意政策法规。
2．会务要闻类信息。会务要闻类信息是对重要会议、重要活动、重大决策进行及时报道的政务信息。要求：一是导语概述会议基本情况：时间、地点、会议出席及参加人员，会议主题（一般用会议提出或会议强调突出）；二是会议的主要精神，两种写法：第一种通过领导讲话说出，以职务高低顺序（不是讲话先后）用某某某指出（要求、强调）写出会议的主要精神；第二种以会议要求或会议指出、会议强调写出会议的主要精神。三是会议其他情况。对重大决策的报道信息，要求第一段简单介绍重大决策的标题（文件），后面用直接说出决策的主要内容、要求。
3．领导活动类信息。领导活动类信息是对自然资源部、省厅领导视察调研自然资源和规划工作进行报道的信息（要求在3天内上报省厅办公室，迟报信息1条，扣2分；漏报信息1条，扣3分）。这类政务信息的标题必须直接说出领导姓名、职务、调研或视察的主题。
4．资讯交流类信息。资讯交流类信息是反映各地在自然资源和规划工作中的典型经验、先进做法和取得新进展、新突破的信息。一般是简单的“三段论”：导语、措施、效果，导语与效果可合并。
5．简讯短讯类信息。简讯短讯类信息是对某一项工作的简要及时报道的信息。要求语言简练、字数严格控制在200字以下（最好在100字以下），以一段的形式出现。
6．调查研究类信息。调查研究类信息，是根据对客观情况的调查了解和分析研究后形成的能够直接反映客观事物真实情况的综合信息，是各级行政机关及领导了解实情、正确决策、科学管理的重要基础。各单位要深入调研，敏锐把握动态，根据自然资源和规划管理工作的特点，把各项工作纵向比、横向比，及时发现工作亮点和热点，进而加以分析总结，形成有价值的调研类信息，更多更好地反映自然资源和规划管理的各项工作。
（四）政务信息的写作技巧。
1．标题要引人注目。写作标题可采用：直述内容的方式、概括归纳型的方式、评论建议的方式、题文承接的方式。一条好的标题应做到：题文一致、简洁明快、音节整齐。如《丹江口市自然资源和规划局 “寸土必争”当好“土管家”》。
2．导语要直接入题。“立片言以居要”。写作导语可采用叙述型、提问型、评论型、概括型。一段好的导语的应该作到：紧扣事实的主题、文字精练。
3．主体要有血有肉，要素要全。信息主体，是信息的展开部分，是对所反映情况的具体说明和阐述。信息主体的要素，可以理解为“两个五”。一是“五W”，即通常说的消息“五要素”：何人（Who）、何事（What）、何地（Where）、何时（When）、何故（Why）。二是“五有”，即有观点、有情况、有分析、有措施、有结果。
4．背景材料要及时交代。所谓背景，就是用来说明所反映情况发生的历史、环境和原因，解释其发生或发展的主观条件及其意义的情况。背景材料对信息内容的理解、主题的深化，都起着非常重要的作用。背景材料的种类及运用：对比性材料烘托主体，说明性材料说明主体，注释性材料注释主体 ，运用背景材料应该做到：围绕主题，灵活穿插，用语要简洁明了。
5．形式结构要安排恰当。形式结构是从着笔的角度考虑文章的材料安排与基本框架，它是一篇信息文稿的骨骼。它的安排是否恰当，关系到能否正确、清晰地阐述主题。合理选择信息文稿的形式结构是能否搞好信息写作的关键。
金字塔结构。金字塔式的结构，是指完全按照事实的自然规律，以其发生、发展到结果的时间顺序来安排材料。动态信息的写作常常采用这种结构。
倒金字塔结构。这一形式结构是指写作时按信息的重要性递减安排材料的先后顺序，即把最重要、最精彩或最有吸引力的事实放在文章的开头，以下也按先主后次、先重后轻的顺序来记述或发表议论。
并列式结构。并列式结构是指信息各部分内容重要性平等，形式上按系统并行安排材料的写作方法。
自由式结构。自由式结构是指不受框架的约束，采取灵活的写作方式编写信息文稿。
关于政务信息的写作和报送，我以“五要”结束：主题要凝练、立意要新颖、结构要严密、层次要清晰、格调要庄重。
根据十堰市局贯彻落实中央八项规定《实施细则》要求，局政策法规股要对规范性文件进行合法合规性审核；局办公室从文件格式是否规范、是否符合发文要求方面对公文严格把关；各股室负责人把关公文政策依据、内容和篇幅结构、遣词造句、逻辑关系等。所以，从这个规定上看，局办公室对各股室、各二级单位的公文，只能排版，没有对文字进行修改的权利。今后的公文，还请各股室、各二级单位的同志们，特别是负责人多费一些心，如若需要，在征求同意的情况下，我可以和同志们一起对内容进行研讨修改。
总之，一句话，公文代表着部门形象，希望在新的一年，我们共同努力，进一步提高我们局的公文质量，以进一步提升全局形象。
最后，我代表局办公室向各位领导对办公室的关心厚爱表示感谢，向各位同事对办公室的理解包容表示感谢。
