三个步骤八个技巧确保员工手册制定或修改有效！近年来，企业因劳动者严重违反规章制度而与其解除劳动合同的案例越来越多。但因为企业解除所依据的规章制度未经过民主程序而导致败诉的案例呈上升趋势，所以企业应当重视规章制度制定的民主程序问题。近日，北京 A 公司向笔者咨询：如何将集团公司的员工手册经过民主程序后使之适用于本企业？笔者以 A 公司为例，对员工手册制定或修改的民主程序及公示流程提出如下操作技巧。
一、A A 公司的基本情况 A 公司为服务企业，现有员工约 200 名，8 个部门。各个部门人数不等，有的部门人数较多，约有 50 名员工，有的部门人数较少，只有 3 名员工。该公司没有成立工会组织，也没有健全的职工代表大会制度。A 公司不存在因员工需要长期在外地工作或者因生产问题而不能召集开会的情况。
二、民主程序应经过哪几个步骤？ 《劳动合同法》第四条规定：
用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。
根据上述法律规定，用人单位制定或修改规章制度的民主程序分为三个步骤：
第一步：职工代表大会或者全体职工讨论； 第二步：职工或职工代表提出修改完善方案或意见； 第三步：企业与工会或者职工代表平等协商确定最终文本。
这三个步骤均有相关法律法规做了具体规定。
1 1 职工代表大会或全体职工讨论(1)推选职工代表 职工 100 人以下的企业可实行职工大会制度，换句话说，职工人数在 100 人以上的企业可以实行职工代表大会制度，但代表人数最低不得少于 30 人。每次会议必须有三分之二以上职工代表出席，方可召开。另外，职工代表应包括职工、经营管理人员和其他方面的职工；中层以上企业管理人员不得高于 20%，女职工应占一定的比例。相关法规如下：
《北京市企业民主管理及职工代表大会（暂行）办法》（京工发（2002）2 32 号）六、职代会组织机构及工作程序 1.大中型企业要实行职工代表大会制度。其代表人数最低不得少于 30 人；职工 100 人以下的企业可实行职工大会制度。职代会每届三至五年，每年至少召开两次。特大型企业每年至少召开一次。每次会议必须有三分之二以上职工代表出席，方可召开。
《北京市企业民主管理及职工代表大会（暂行）办法》（京工发（2002）2 32 号）四、职工代表 “2.企业职代会的职工代表中应包括职工、科技人员、经营管理人员和其他方面的职工；中层以上企业管理人员不得高于 20%；青年和女职工应占一定比例。集团公司和资本运营型控股有限责任公司应由所辖范围，按各层面人员一定比例选举组成。
《全民所有制工业企业职工代表大会条例》第十八条：
职工代表大会至少每半年召开一次。每次会议必须有三分之二以上的职工代表出席。遇有重大事项，经厂长、企业工会或三分之一以上职工代表的提议，可召开临时会议。职工代表大会进行选举和作出决议，必须经全体职工代表过半数通过。
(2)讨论的形式 员工手册、奖惩制度等重大规章制度讨论的形式主要有：
1.召开会议集中讨论； 2.通过电子邮件或电话会议等方式分别征集全体职工意见。
在已建立职工代表大会制度的前提下，用人单位通过召开职工代表大会进行开会讨论的形式在司法实践中能够获得认可。用人单位可据职工代表大会召开通知、照片及会议记录等，证明规章制度的制定经过了民主程序。
此外，“讨论”并不需要拘泥于“集中开会讨论”这一形式。实践中，实行民主程序可以通过电子邮件或电话会议方式向全体员工征集意见。
但是，从举证的角度而言，通过召开会议集中讨论的方式容易保留证据，便于日后举证。
2 2 职工或职工代表对修改草案提出方案和意见 民主程序要求用人单位就员工手册、奖惩制度等规章制度征求职工或职工代表的意见，在征求意见的过程中，职工或职工代表对规章制度有不同意见的，可以提出异议或修改完善意见。征求职工意见是用人单位实行民主程序必不可少的一环。
用人单位通过向员工征询意见并汇总的形式修订规章制度，保证了劳动者的参与权，知情权，修改建议权，符合民主程序的要求。
司法实务的裁判规则是：对于适用于每一位员工的规章制度，其制定和修改，应当通过每一位员工或能够代表每一位员工的方式进行。规章制度如果不具备参与制定或修改的主体对象和适用对象之间的对应关系，则可能会被认定为没有满足民主程序的要求而不能作为用工管理的依据；规章制度如果具备了参与制定或修改的主体对象和适用对象之间的对应关系，就可能会被认定为满足了民主程序的要求。
3 3 与工会或职工代表平等协商确定最终版本 “协商确定”是否意味着规章制度的最终版本应当得到工会或职工代表的同意？事实上，很多学者和法官的观点都认为 “协商确定”的规则仍体现出用人单位在制定和修改规章制度时进行单方面决定的权利，只是在行使这种单方面决定的权利的过程中，需要完成与员工讨论、听取意见和协商的步骤。在履行完法定的民主程序后，用人单位就规章制度的制定和修改仍拥有最终的决定权。当然，这并不意味着用人单位可以随便制定和修改规章制度，制定和修改的规章制度仍需要满足合法、合理的要求。
三、给 A A 公司员工手册制定的民主程序实操建议 A A 公司员工手册的民主程序可以按照如下步骤进行：
1 1 划分选区并推选职工代表 由于 A 公司各部门人数比例不均衡，不太适合按部门推选职工代表，但可以将人数较小的几个部门组合成一个选区，人数众多的部门划分为另一个或多个选区，全公司可以划分为 3 至 5 个选区，然后按照各选区人数所占公司总人数的比例推选职工代表，推选职工代表总人数不得少于 30 人。我们建议 A 公司可以推选 50 名职工代表。
提醒：注意全体职工均应在选举结果上签字确认并将选举材料予以保存。另外，我们提醒职工代表的人数应符合法律规定，代表中应有一定比例的女职工。职工代表中的中层以上管理人员的人数比例不能超过 20%。
2 征集全体员工对拟修订的员工手册的意见，职工代表需认真听取选区员工对于员工手册的意见。
征集全体员工对员工手册及附件的意见，可以通过以下多种方式同时进行：
(1)
向全体员工发送电子邮件告知员工手册修改的通知，并限期 10 日内以电子邮件或其他方式提供修订意见，同时公司网站公告相关通知并征集员工意见； 提醒：给员工发送员工手册的电子邮件必须是入职登记表或者劳动合同中由员工填写确认的电子邮件。如果入职登记表或者劳动合同中没有填写电子邮件的，可以由 A 公司统一制作电子邮件及联系方式确认表，要求员工亲笔签名确认。否则，电子邮件征集的意见难以作为有效的证据使用。
(2)各选区组织全体员工填写《员工手册征集意见表》，填写“同意”或“不同意”。
提醒：各选区可以召开会议的方式要求员工填写上述意见表，参会员工应签到并保留会议记录，开会时最好录像，保留开会过程的视频。
(3)A 公司将电子邮件及《员工手册征集意见表》中反馈的修订意见统一汇总，以便提交职工代表大会讨论。
提醒：上述第二项《员工手册征集意见表》必须由全体员工亲笔填写，以便保留相关证据。同时辅之以电子邮件，网站公告的方式征集意见，意见汇总表及上述意见文件应保留原件存档。
3 3 召开职工代表大会协商并决议通过(1)应当要求参会的职工代表进行签到。根据法律规定，当参会代表人数大于总职工代表人数的三分之二以上时，方能举行职工代表大会，而签到表则能够直接反映人数是否达标。
(2)对制定或修改的事项进行讨论并表决。这一部分是职工代表行使代表权利最重要的一部分，这直接关系到讨论事项能否通过。当表决事项需全体职工代表一半以上同意方视为有效。
提醒：在与职工代表讨论制定或修改的事项时，应由职工代表签到并保留会议纪要。表决则可以通过唱票的形式进行，并将开会的全过程录音、录像。
4 4 员工手册内容及结果告知 在员工手册通过后，A 公司应当将职工代表大会会议的决议结果及内容告知全体员工，方可视为对全体员工有效。A 公司可以通过以下方式同时进行：
(1)通过网站或电子邮件公示 A 公司可以将制定的员工手册发布在网站上或通过邮件发送给员工，这种公示手段的优点是快捷。节省成本，期缺点是增加了企业的举证成本，要达到这种证据保存的目的，必须要有相应的技术支持。此种方式不能单独使用，最好作为辅助的方式使用。
(2)通过公告栏公示 A 公司可以将员工手册及附件张贴在员工容易看到的公告栏等处，其优点是无需召集员工开会学习，还可以节省印刷费用、节省空间，公示成本低且容易操作；其缺点同网络公示基本相同，就是增加了企业的举证成本。以公告栏公示作为证据需要企业和员工双方共同认可，否则证据无效。因此，员工如辩称用人单位没有公示，用人单位较难举证。
(3)通过回收员工手册及附件的签收回执 A 公司可以将员工手册及其附件发放给员工，这种手段的优点是用人单位可以通过印发并让劳动者签收，企业容易举证已经公示。这是最有效的公示方式。
(4)通过培训公示 A 公司可以组织员工开会学习或培训员工手册及附件，并且让参加会议的人员签到。
