公司 文件保管规定 第一条 此处所指的文件，包括各种规定、来往文件、信件调查书、报告、契约、凭证类文件、决议、参考文件、账簿及其传票、统计表等一切业务用文件。
第二条 公司的文件处理，必须收、发的分清责任所在。
第三条 账簿等财会资料按我国相关规定执行，其他文件从组卷时算起，保存期限分为如下 5 种：
（1）永久保存。
（2）保存 10 年。
（3）保存 5 年。
（4）保存 3 年。
（5）保存 1 年。
第四条 文件的保管期限依照以下标准制定。
（1）永久保存的文件：
①公司法规及公司代表大会文件。
②董事会及其他重要会议的文件。
③有关经营方针及事业规划。
④预、决算材料。
⑤各项规章的制定及修改和废止情况。
⑥公司总部机构的指示及决定。
⑦重要的权利、财产的得失保全及其变更的情况。
⑧重要契约、合同的缔结、解除及其变更。
⑨有关公司员工的升降、赏罚及授予的重要内容。
⑩向官方提请的文件及官方批复文件中的重要部分。
○11 重要的诉讼文件。
⑫重要的统计及调查。
⑬除上述内容之外被认为重要的文件。
（2）需要保存 10 年的文件：
①上述各种文件中不需要永久保存的。
②与永久保存文件有关的手续、报告等。
③事业规划及经营方针的实施细则。
④预算的统一制定及实施细则。
⑤权利和财产的得失、保全及其变更。
⑥诉讼及登记。
⑦与各规定相关的指示事项。
⑧员工的升降、赏罚。
⑨有关员工的卫生保健和福利设施。
⑩递交官方的文件及官方下达的命令。
○11 有关调查的内容。业务上的差错及事故。
⑬除以上内容之外，不属于永久保存的具有重要意义的文件。
（3）需保存 5 年的文件：
以上两项所列各业务中产生的报告、调查及参考资料。参照前记各项相关的文件。
（4）需保存 3 年的文件：
①与经营无关的一般往来文书，但过于简单的除外。
②比较一般的通知书、报告书、调查书及参考文件，特别简单的除外。
③比照其他各项相关文件。
（5）需保存 1 年的文件：
①简单的来往文件。
②特别简单的通知、报告、调查及参考文件。
③用途单一的文件。
第五条 办理完毕的文件需进行适当的整理、装订，此项工作由办公室进行。
第六条 整理过的文件，应在附页上注明文件号码、名称、保管期限、单位名称及起止年月日，并将其记入同样内容的文件清单，分门别类地保管。
第七条 各科需要保存的文件向办公室移交时，依照另行规定执行。移交时间一般定在账目封存和其他文件归类完成时。
第八条 需要查阅已归档的文件时，需要履行有关手续。查阅时不得将需查阅的文件从装订的文件集合中取下。
第九条 文件在保管期限中，如果失去了最初认定的保管意义，可通过有关部门合议，缩短保管期限。
需要保密的文件，要特别注意其内容不得外泄。需经适当的责任认可方可查阅。
第十条 当机构取消或合并、分设时，应及时进行文件的移交，明确其保管单位。
第十一条 重要文件应选择安全的场所保管，如遇紧急情况，需要提前转移文件时，须持特别许可证方可办理。
第十二条 文件的销毁。
（1）已过保管期限的文件，可考虑销毁。
（2）销毁原则上采用送往造纸厂，少量文件可用碎纸机销毁，一般性的资料可采取卖掉的方式。
（3）销毁归档文件，需履行必要的手续。
