第一章 总则 第一条 为实现公司档案工作的标准化、规范化和科学化，更好地为公司各项管理工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及广东省档案局和广东省商会联合下发的《关于认真做好民营企业档案工作的意见》《广东省民营企业档案管理工作指引》《企业档案管理规定》等有关文件精神，结合公司档案工作实际，特制定本办法。
第二条 本办法所称档案，是指公司筹建以来在经营管理过程中形成的具有保存价值的各种文字、数据、图表、声像、实物等不同形式的历史记录，是现在和未来工作查考、历史研究的重要依据。
第三条 为了科学管理档案，参考佛山市档案局制定的《民营企业档案分类指引》，将公司档案划分为以下十个类别：管理性档案、基建档案、科研档案、产品档案、设备档案、会计档案、客户档案、合同档案、员工档案、特殊载体档案，并参照国家、省有关规定，制订编号方法。（类目设置及编号方法详见附件 1《广东东鹏家居有限公司档案分类编号办法》）。
第四条 档案工作是公司管理工作的重要组成部分，列入公司和各部门的工作计划，各部门及行政部负责档案材料的形成、积累、归档、保管和利用工作。
第五条 本办法适用于公司总部各部门、各分公司。关联公司可参照本办法规范档案管理。
第二章 档案管理机构和职责 第一条 公司行政部行政助理兼档案管理员，由行政部负责人管理，业务上接受总公司指导。
第二条 各部门配备兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作，各分公司由行政部负责本单位档案的收集、整理和移交工作。
第三条 行政部的基本职责：
（一）贯彻执行国家有关档案工作的政策法规及相关工作标准，统筹规划和安排公司档案工作。
（二）制订公司档案工作规章制度，监督、指导、检查执行情况。
（三）管理公司各门类的档案，负责档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、移交、销毁及提供利用等工作。
（四）在统一领导、集中管理的原则下，对公司各部门、各生产基、各分公司的档案工作进行指导、检查和监督。
（五）负责组织相关人员学习和培训档案工作规章制度、档案管理知识。
（六）遵守和执行保密纪律、制度，维护档案的完整、安全和有效利用。
第四条 各部门、各分公司基本职责：
（一）负责本部门（单位）文件资料的日常收集、贮存、保管、整理；（二）负责向行政部移交拟归档文件资料；（三）总经办负责独立建档管理总经办档案，即负责总经办档案的整理立卷、归档、保管、统计、销毁及提供利用等工作，并每年在规定时间内向行政部移交总经办档案清单。
（四）财务部门负责按国家财政制度规定独立建档管理财务档案，即负责会计档案的整理立卷、归档、保管、统计、销毁及提供利用等工作，并每年在规定时间内向行政部移交会计档案清单。财务部门其他文件、材料及特殊载体档案应按本规定收集、整理并移交行政部。
（五）人力资源部门负责按有关规定独立建档管理员工档案，即负责员工档案的整理立卷、归档、保管、统计及提供利用等工作，并每年在规定时间内向行政部移交人事档案清单。人力资源部门其他文件、材料及特殊载体档案应按本规定收集、整理并移交行政部。
（六）负责在公司机构调整、人员调动时，做好或协助文件资料移交工作；本部门（单位）兼职档案员调岗或离职，应及时任命新的档案员，做好档案工作移交。
（七）遵守和执行档案保密纪律、制度，维护档案的完整、安全和有效利用。
第三章 档案归档与整理 第一节 归档范围 第一条 办结文件由经办部门（单位）兼职档案员负责收集、整理，移交行政部保存，即归档，归档工作是经办部门和行政部的共同责任。
第二条 本公司在筹备、成立、产权变动、日常经营管理和生产技术管理过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围，各部门（单位）应参照《广东东鹏家居有限公司文件材料归档范围与保管期限表》（见附件 2）收集、整理拟归档材料，按期移交行政部。
第三条 以下来源的文件材料均应根据《广东东鹏家居有限公司文件材料归档范围与保管期限表》判定是否需归档：
（一）本公司内部形成的文件材料；（二）本公司派出机构（包括境外机构）应报本公司的文件材料；（三）本公司引进项目、外购设备等带来的文件材料；（四）本公司投资的全资、参股企业应向本公司提交的文件材料；（五）本公司参与的合作项目，合作单位按要求应向本公司提交的文件材料；（六）本公司执行、办理的外来文件材料。
第四条 归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。
第五条 无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，本公司人员兼任外单位职务形成的与本公司无关的文件材料均无须归档。
第六条 电子版文件材料的移交范围参照纸质文件的有关规定执行，并可根据电子版材料的价值适当放宽。即凡是反映本公司的各项工作、活动，具有查考利用价值，主要包括文字、图像、视频、音频等类型的电子文件均须归档。
第二节 归档时间 第一条 管理性档案应在办理完毕后的第二年三月底前归档，具体归档时间由总经办做计划。
第二条 密级档案按领导指令随时归档。
第三条 产品、科研、基建档案在项目完结后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。
第四条 基建档案管理工作，要与项目建设进程同步，从项目申请立项起，即应开始进行基建档案材料的积累、整理和审查工作。项目竣工后，完成基建档案材料收集工作。
第五条 设备档案在设备验收后即时登记，安装调试后由设备管理部门初步归档，设备管理部门统一在第二年三月底前移交行政部。
第六条 会计档案在会计年度终了后由财务部门整理归档、保管。
第七条 电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。
第八条 特殊载体档案在工作结束后及时归档。
第九条 各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交综合档案馆，任何人不得带入其他单位或部门。
第三节 归档要求 第一条 档案归档流程按《广东东鹏家居有限公司档案归档流程图》（详见附件 3）执行。
第二条 归档文件材料的质量要求（一）凡归档的文件材料内容必须真实、准确、齐全、完整；（二）归档的文件材料要符合文件制作要求，标题、落款、时间（年、月、日）、印章、签发必须齐全完整；（三）凡归档的文件材料应质地优良、书写工整、字迹清晰；（四）凡归档的文件材料应使用蓝黑或碳素墨水、优质油墨书写或制作，严禁使用铅笔、水彩笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸、压感复印纸等易褪色材料书写或制作；（五）归档的文件材料纸的载体和书写材料应符合耐久性要求，不能有热敏纸，单面循环使用废纸；张幅面应符合要求，一般文件材料应为 A4 纸，表格必要时可用 8 开或 A3 纸，（六）归档的文件材料必须是原件，各类文件材料一般归档一式一份，较重要的和利用频繁的文件材料要适当增加归档份数。
第三条 拟归档材料应按《广东东鹏家居有限公司拟归档材料整理办法》（见附件 4）整理后，方可移交行政部。
第四条 各部门（单位）应制作移交清单，档案移交时，交接双方应根据清单认真核对，并在移交清单上签字。移交清单各一式两份，移交双方各执一份。
第五条 行政部负责整理所接收档案，包括文件分类、编制页码、装订、排序编号、盖档号章、著录、装盒排架、制作纸质目录、录入档案管理软件等。
第四章 档案的管理、保管和统计 第一条 本公司在经营管理中形成的全部档案，作为一个全宗进行管理。
第二条 全宗内的档案，按门类进行分类后，分类应保持前后一致，不能随意变动。
第三条 经系统整理后的案卷，存放在档案库房的档案铁柜。铁柜应系统编号、排列有序。
第四条 行政部设立的档案库房，必须具备防盗、防火、防虫、防潮、防尘、防光、防高温、防有害气体等设施。对损坏或字迹模糊、褪色的档案，应及时修补或复制。
第五条 行政部配置专用电脑、档案管理软件等专用设备科学管理档案。
第六条 行政部要建立健全各项登记和统计制度，建立档案管理台账，对档案的数量和人员数量、各种设备，以及档案的收进、移出、利用和销毁等情况及时登记和统计。
第五章 档案的利用与保密 第一条 行政部应编制必要的档案目录、专题目录等检索工具，开展档案的专题编研工作。
第二条 因工作需要，本公司员工可向档案室借阅档案资料。
第三条 借阅档案者必须办理批准、登记等手续。
第四条 本公司人员借阅档案，属于其业务范围内的非密级文件、资料，办理登记手续后，即可借阅。借阅非业务范围的非密级档案资料，经经理或以上级别领导批准后方可借阅。借阅密级文件、资料，经总监或以上级别领导批准后，方可借阅，且只限于档案室查阅批准的部分。
第五条 外单位人员借阅档案资料，必须持单位介绍信，非密级档案经总监或以上级别领导批准，密级档案经总经理或以上级别领导批准。原则上内阅，不外借，因特殊情况须外借的，须经总经理批准。
第六条 因工作需要外借档案的，非密级档案须经总监或以上级别领导批准，密级档案需经立总经理或以上级别领导批准。
第七条 外借档案不得超过五天，到期必须归还，如需继续利用的，须重新办理借阅手续。
因特殊情况须外借档案超过五天的，非密级档案须经总监或以上级别领导批准，密级档案需经总经理批准。
第八条 借阅档案者必须爱护档案，禁止划线、圈点、涂改、沾口水翻页、折叠、拆散和抽调卷内文件，确保档案完整清洁。查阅档案时不能喝水、抽烟，以免损坏档案。
第九条 借阅资料必须遵守保密守则，借出的档案资料不得中途转借他人或给无关人员阅览。借阅人要对案卷妥善保管，防止遗失和泄密。
第十条 借阅档案者如调岗或离职，须将所借出档案全部归还档案室，方可办理调岗、离职手续。
第十一条 按件归档档案采取单件借阅办法，按卷归档档案采取整卷借阅办法。在办理借出、归还手续时，要严格检查，发现有遗失、污损档案文件等情况，按《中华人民共和国档案法》及其《实施细则》进行处理，追究责任人的责任。
第十二条 档案的接收、传递、借阅、移交等应做好登记手续，寄往外地的档案不能使用普通邮政。
第十三条 档案库房应安装铁门、铁窗、配置铁柜等保密设施。对划分为密级的档案材料，应及时标注密级标记。
第十四条 密级档案未经批准不得复印。
第十五条 对没有保存价值的一般文件，不能作废品出售，应履行销毁手续，到指定地方销毁。销毁密件，要严格进行登记、审核、监销工作。
第十六条 档案室是贮存、保管档案及其载体的库房，非档案工作人员，未经允许不得进入档案库房。
第六章 档案的鉴定、销毁、移交
第一条 公司成立档案鉴定小组，小组成员由行政部提拟，经总经理批准发布生效，小组负责对档案进行鉴定与销毁工作。
第二条 对失去保存价值的档案，要进行鉴定销毁。基本程序是：鉴定小组提出意见，档案员进行登记造册，经公司总经理批准，总经办指定两人以上监销，并在销毁清册上签字，到指定的场所销毁。已形成的档案资料禁止擅自销毁。
第三条 档案鉴定小组根据各类档案的保管期限表，定期对档案进行鉴定，核定保管期限，剔出无保存价值的档案。
第四条 销毁确无保存价值的档案时，应填写《档案销毁清册》，并写出报告，说明销毁理由、原保管期限、数量和简要内容，连同编写的销毁清册一起送总经理审核，报总经理批准后方可销毁。销毁档案清册由档案室长期保存。
第五条 对已销毁的案卷，应在案卷目录的有关条目备注栏中注明“何时销毁”的字样。并应及时统计，记账移出。
第六条 行政部人员调动时，必须在办好档案移交手续后，方能离开岗位。
第七章 奖励与惩罚 第一条 对在档案工作中做出贡献、成绩显著者，公司将给予适当的奖励。
第二条 有下列行为之一的，由总经办责令限期改正，视情节轻重可扣除相关责任人50-400 管理积分：
（一）因文件材料管理不到位导致归档范围内文件材料缺失的；（二）不按期向行政部移交档案的；（三）移交材料未按《拟归档材料整理办法》整理的；（四）借阅档案未办理批准、登记等手续的；
（五）外借档案逾期归还或中途转借他人的。
第三条 对违反国家档案法规及本公司有关规定，致使档案丢失、失密、损坏的当事人，按《广东省档案违法行为处罚办法》或公司有关规定，根据情节轻重，对其给予行政处分或责令赔偿损失。
第八章 附则 第一条 本办法若与国家和有关档案部门的规定不符时，以国家和有关档案部门的规定为准。
第二条 本管理办法自发布之日起实施。
第三条 本管理办法之修订及解释权属于公司人力行政管理中心。
第四条 附件：1、广东东鹏家居有限公司档案分类编号办法 2、广东东鹏家居有限公司文件材料归档范围与保管期限表 3、广东东鹏家居有限公司档案归档流程图 4、广东东鹏家居有限公司拟归档材料整理办法 编制 ：
审核：
批准：
