第1篇：外贸部经理岗位职责说明书
外贸部经理岗位职责说明书
岗位名称
外贸部经理
直接上级
公司领导
观察力对于销售人员十分重要，同时销售助理也应具备良好的观察力，这样能更好的配合部门销售人员的工作。
直接下级
业务员、单证
本职工作
确保完成或超额完成公司年度预定销售目标任务
工作责任
口遵守国家法律、法规及公司各项规章制度
口主持外贸部全面管理事务;并统筹好下属员工工作安排与合理分工
负责对同行业公司的一些业务动作模式进行搜集，总结对方的优秀经验，及时与公司企划部协商，对本部门的工作进行有效改良。
(六)低柜服务。有条件的营业网点依据个人客户提供的有关证明资料，办理个人客户的冻结、解冻和挂失、解挂等非现金业务。
口维护老客户、开发新客户;外单一旦确定第一时间交给张华
口负责外国客户接待、业务谈判、合同签订，所有订单审核、确认
利用大堂服务阵地，广泛收集市场信息和客户信息，充分挖掘重点客户资源，记录重点客户服务信息，用适当的方式与重点客户建立长期稳定的关系。
口按往年跟客户生意来往操作经验及对方时间观念，根据生产能力更加合理确定交期
口每周五开外贸专题例会前，给张华确定下周装柜日期外单生产计划
口如外单发柜日期调整，第一时间通知张华和晓斌;如订单更改填写《订单更改通知单》
口每个柜子在装货前，要跟张华商讨是否能装满，如装不满需补那些货;如剩余剩下那些产品，要提前给张华指导意见
口每周监控好外贸成品库库存情况，并做好催发工作
口客户验货，提前通知李主任做准备，通知董助维护现场整洁，以便给客户留下好印象
口负责外单货款催收，并向公司领导提供人民币汇率变动信息以便其决策
口参加行业展销会，了解竞争对手及市场有价值信息，并负责现场客户接待
口负责编制外贸规范运作指导手册，规范文部门运作，指导下属提升业务能力
口负责客户资料、合同等本部门所有资料建档与管理，并处理好与客户和合作伙伴关系
口按质量管理体系要求做好相关工作，了解客户需求，持续改进，不断提高客户满意度
口参加公司每周例会，切实落实相关会议精神，完成公司领导交办工作任务
领导责任
口对年度外贸销售目标任务完成情况负责
口对货款回收按时性负责
口对外贸客户档案资料保密性负责
策划市场调查、研究及分析活动，提供准确可靠的市场情报，作为拟订商品售价政策、行销计划、淘汰滞销商品的依据。
管理权限
口对本部门一般事务有裁决权;对订单和票据有审核权;对产品质量有否决权
不同的岗位存在着不同的岗位职责，下面为大家搜集了一篇“贸易销售经理岗位职责说明书”，供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友!
2)负责工作分析、岗位说明书与定岗定编工作，提出机构设置和岗位职责设计方案，对公司组织结构设计提出改进方案。
任职要求
大专以上学历，英语4级以上，能熟练说写英语并跟老外对话、3年以上外贸管理工作经验，务实精干，善于应酬和处理人际关系、有一定口才、有良好职业道德修养
人事管理
外贸部经理由公司领导决定聘用与解聘，其工作对公司领导负责
第2篇：外贸跟单员岗位职责说明书
外贸跟单员岗位职责说明书
关于《 外贸跟单员岗位职责说明书 》，是我们特意为大家整理的，希望对大家有所帮助。
篇1：外贸跟单工作职责
外贸跟单岗位职责：
1．在公司业务流程运作过程中以客户定单为依据，跟踪产品（服务）运作流向并督促定单落实的情况，2．严格把握“报价单”，精确地报出产品国际销售价格。如发现报价单上有疑问时，应及时上报。
3．负责外贸定单在企业内部计划、生产、包装、运输等过程的跟踪；
4．生产过程应跟踪、验货，做到质量保证。
5．及时通知客户和货代有关货物装运的情况
6．保守企业商业秘密。
7．上级交办的其他工作。
8．做好售后服务。
任职资格：
1、大专或以上学历，优秀的英语听、说、读、写能力。
2、熟悉外贸出口流程，熟练掌握产品的主要特性和用途，了解产品的工作原理。
3、有一年以上采购经验优先考虑。
4、组织纪律性强，有一定的组织协调能力与管理工作能力。
5、熟练操作办公软件，熟悉市场营销工作，熟悉合同管理。
6、坚持原则，热爱本职工作，有良好的团队合作精神。
篇2：外贸跟单员岗位职责说明书
（1）在公司业务流程运作过程中以客户定单为依据，跟踪产品（服务）运作流向并督促定单落实的情况，（2）严格把握“报价单”，精确地报出产品国际销售价格。如发现报价单上有疑问时，应及时上报。
（3）负责外贸定单在企业内部计划、生产、包装、运输等过程的跟踪；
（4）生产过程应跟踪、验货，做到质量保证。
（5）能够独立制作整套单据和相关的检验证明等，做好租船订仓，申请开证，催交装运，办理保险，商检报关及接货验收等，并独立联系货代，将货物安全送入仓库
（6）及时通知客户和货代有关货物装运的情况
（7）在接到客户需求后及时安排好生产打样工作。要按照客户的要求，并以书面的形式详细列出打样明细单。打样单上应严格注明打样的货号、原料、包装要求、彩印要求、颜色搭配、产品图片、唛头等以及工艺做法。
（8）如打样需新购原料或辅料，应书面通知采购部申请购买，如涉及到新模具或其他需要开模的样单，需要总经理签字同意方能答应客户。（总经理不在时，由总经理指定人员签字）。
（9）样品完成后，应仔细审核样品，寄出前，必须先拍照存入电脑档案。做好产品留样工作。如果是新客户，样品是否向客户收费、收多少、快递费是预付还是到付，都需要按照公司规定特殊情况需由总经理决定。
（10）积极主动与客户保持联系，促使客户及早下订单。样品寄给客户之后，应及时查询客户是否已经收到样品，确认客户样品收到后，应立即和客户联系，非常客气地询问客户对样品的评价，询问客户是否有下订单的可能。
（11）对客户在销售和使用过程中提出或出现的问题,应做好记录，接收客户的投诉信息。帮助或联系有关部门妥善解决，以保证客户满意。
（12）催收应收回的款项。
（13）退税核销要及时，将所需全套资料送给财务办理
（14）掌握、了解市场信息，开发新的客源，做好售后服务。
第3篇：外贸单证员岗位职责说明书（推荐）
外贸单证员岗位职责说明书
岗位名称：单证员所在部门：业务部
直接上级：业务部经理业务代理人：无
直接下级：无代理权限：无
职位描述
负责公司进出口合同的核销归档工作及外汇核销归档工作，协助公司进出口合同的申报工作，负责公司进出口商品出货对账工作。
职责与内容
1、负责公司进出口商品相关合同的核销归档工作及外汇核销归档工作
（1）负责公司商品相关合同、外汇台帐的建立及记录。
（2）负责相关单据及海关单证的保管及文书处理
（3）负责相关合同的平衡测算及业务处理
（4）负责根据业务要求制作、审核各种外贸单证
（5）负责外贸进出口货物的运输、报送等物流工作
2、协助公司进出口合同的申报工作
（1）配合相关部门进出口合同申报资料的提供
（2）协助财务部门相关合同执行的税务处理
（3）配合相关部门对境外政府机构的工作关系协调
3、负责公司进出口商品出货对账工作
（1）负责公司商品出货手续的办理及商品工作的安排
（2）配合业务人员涉外事务的处理
（3）负责广化寺商品出货运输安排及跟进
工作权限
1、外贸工作规划参与权
2、市场推广方案、调研方案参与权
3、选择货代、船务公司的建议权
4、其他经经理批准赋予的权限
协作关系
内部协作关系：本部门及相关部门
外部协作关系：各政府机关、海关、运输等部门
单证员职责：
1.做好基本资料归档工作，要求对客户资料、报价单、订单合同（包含出口合同下的一切单据备份）进行清晰的分类，作为后来做客户跟踪、查询、统计的有效资料；
2.配合业务组缮制和准备相关出口单据：出口报关单、代理报关委托书、核销单、产地证、保险单、发票、装箱单、质检单、船证明、提单、汇票、银行交单申请书等必备单据；
3.及时跟踪已完成订单的银行结汇情况，反馈给业务组；已结汇的订单，及时取得水单等相关单据交财务部签收进行出口核销和退税工作，如有支付国外佣金的订单，还要进行佣金的支付工作；
4.协助业务组处理相关办公室工作，如：业务组人员不在接听电话留口讯，接发传真，叮嘱发货，邮寄样品，查询等工作。
***********
岗位名称 单证储运 岗位编号
所在部门 国贸部 岗位分析日期 2004年10月 8 G% q.u9 P1 a9 n.U.X7 u# P
直接上级 国贸部经理 职务代理人 无(v6 V8 j!{8 q/ i& y0 w
直接下级 无 代理权限 无 ' g& n2 [)^: Y/ O
职 位 描 述
负责公司进出口合同的核销归档工作及外汇核销归档工作，协助公司进出口合同的申报工作，负责公司进出口商品出货对帐工作。
职责与任务
一、职责表述： 负责公司进出口合同的核销归档工作及外汇核销归档工作
工作任务：
1、负责公司商品相关合同、外汇台帐的建立及记录。
2、负责相关单据及海关单证的保管及文书处理。
3、负责相关合同的平衡测算及关务处理。
4、负责根据业务要求制作、审核各种外贸单证。
5、负责外贸进出口货物的运输、报送等物流工作。
二、职责表述：协助公司进出口合同的申报工作
工作任务：
1、配合相关部门进出口合同申报资料的提供。
2、协助财务部门相关合同执行的税务处理。
3、配合相关部门对外政府机构的工作关系协调。
三、职责表述：负责公司进出口商品出货对帐工作
工作任务：
1、负责公司商品出货手续的办理及商控工作的安排。
2、配合业务人员涉外事务的处理。
3、负责公司商品出货运输安排及跟进。
五、职责表述： 其它
工作任务：其它国贸部经理交办事项
工 作 权 限
1、外贸工作规划参与权
2、市场推广方案、调研方案参与权
3、选择货运、船务公司的建议权
4、其它经部门经理批准赋予的权限
协 作 关 系
内部协调关系： 本部门及相关各部门
外部协调关系： 各政府机关、海关、运输等部门
任 职 资 格
教育水平：中专及以上学历专业：国际贸易、管理和其他相关专业经验：5年以上工作经验，2年以上本行业或相近行业营销管理经历培训经历：单证员培训、公共关系培训知识：精通海
关事务处理流程，通晓国际贸易、公共关系、法律等知识。技能技巧：熟练使用WORD,EXCEL等办公软件和单证员资格证，具备基本的网络知识，具备熟练的英语应用及对话能力个人素质：具有判断与决策能力、人际交往能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力
考 核 指 标
KPI指标：合同申报及资料的准确及时性、合同用料核销的平衡、商检合格率及货运协调性。边际指标：预算控制情况、部门合作满意度
能力指标：判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、专业知识及技能
备 注
岗位名称 外贸内勤 岗位编号
所在部门 国贸部 岗位分析日期 2004年10月
直接上级 国贸部经理 职务代理人 无
直接下级 无 代理权限 无 : O3 D)cN(y
职 位 描 述
负责日常办公室事务处理，协助业务人员完成销售任务,负责统计业务人员销售情况。职责与任务
一、职责表述：负责日常办公室事务处理
工作任务：
1、安排工作会谈、负责本部门来访人员的接待及安排工作。
2、负责本部门电话的接听工作，并向电话询问者提供信息。
3、负责本部门日常邮件收发，及普通文档管理。
4、负责本部门相关文件的打印、复印等。
二、职责表述：协助业务人员完成销售任务
工作任务：
1、协助业务人员完成客户的各项咨询事宜。
2、负责客户档案的建立及更新，并协助业务人员完成客户信用调研及市场调查工作。
3、协助业务人员完成客户询价、报价工作。
4、协助业务人员完成招标、投标工作的各项事务性工作处理。
5、收集到客户信息，及时通知业务人员，确保信息的及时有效性。
三、职责表述：负责统计业务人员销售情况
工作任务：
1、及时对业务人员的销售情况进行统计。
2、每月定时向财务及国贸部经理提交业务人员销售统计表。
四、职责表述： 其它
工作任务：其它国贸部经理交办事项
工 作 权 限
1、外贸工作规划建议权
2、市场推广方案、调研方案建议权
3、其它经部门经理批准赋予的权限
协 作 关 系
内部协调关系： 本部门及公司各相关部门
外部协调关系： 客户
任 职 资 格
教育水平：中专及以上学历专业：国际贸易或相关专业经验：2年以上相关工作经验培训经历：行政管理培训、办公礼仪培训知识：具有相应的企业管理知识技能技巧：熟练使用自动化办
公软件，具备较强的网络知识，能熟练应运英语写作及对话。个人素质：具有较强的沟通能力、计划与执行能力、判断与决策能力、人际能力
考 核 指 标
KPI指标：表单处理工作的有效性、销售额、销售利润率、重大任务完成情况
边际指标：预算控制情况、部门合作满意度
能力指标：判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、专业知识及技能
备 注
岗位名称 客户服务 岗位编号
所在部门 国贸部 岗位分析日期 2004年10月
直接上级 国贸部经理 职务代理人 无
直接下级 无 代理权限 无
职 位 描 述
负责为本部门提供专业的技术支持，负责与公司生产技术及研发部门的沟通工作，负责出口产品的售后服务与跟踪。
职责与任务
一、职责表述：负责为本部门提供专业的技术支持
工作任务：
1、负责为业务人员提供专业的技术咨询服务。
2、负责为所有客户提供专业的技术咨询服务。
3、协助业务人员完成相关产品的海外市场调研活动，并及时提供相关数据及建议。
二、职责表述：负责出口产品的售后服务与跟踪
工作任务：
1、负责及时的为现有客户提供产品的售后服务，及技术支持。
2、负责建立客户产品信息跟踪卡，并及时对客户的投诉做出记录。
3、及时的对客户投诉进行处理，并进行登记，直至客户满意。
4、进一步完善客户售前、售中、售后的服务质量，保证公司与客户利益。
三、职责表述：负责与公司生产技术及研发部门的沟通工作
工作任务：
1、负责与公司生产技术部门及研发部门的沟通工作，及时了解公司产品研发动态和产品质量及生产工艺等方面的知识。
2、负责为业务人员提供最新的产品数据及新产品研发情况，以确保公司产品的市场占有率，为业务人员的市场推广提供快捷的服务及强有力的产品信息。
四、职责描述：其它
工作任务： 其它国贸部经理交办事项
工 作 权 限
1、外贸工作规划建议权
2、市场推广方案、调研方案建议权
3、其它经部门经理批准赋予的权限
协 作 关 系
内部协调关系： 本部门及公司各相关部门
外部协调关系： 客户
任 职 资 格
教育水平：中专及以上学历专业：机械专业和其他相关专业经验：3年以上工作经验，2年以上本行业或相近行业技术服务经历培训经历：客户服务、公共关系培训知识：精通机械专业知识，通晓客户管理、公共关系等知识，了解相关公司产品的专业知识技能技巧：熟练使用WORD,EXCEL等办公软件，具备基本的网络知识，具备熟练的英语应用及对话能力个人素质：具有判断与决策能力、人际交往能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力
考 核 指 标
KPI指标：客户满意度、客户信息反馈准确性、客诉处理及时性、重大任务完成情况
边际指标：预算控制情况、部门合作满意度
能力指标：判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、专业知识及技能
第4篇：外贸业务员岗位说明书
1.跟踪订单的生产进度，安排产品的发货；
2.负责样品的申请、收集及分发，接待客户；
3.负责对帐及催收货款工作；
4.组织进行客户投诉或退货的处理，并将结果反馈给办事处或客户。
外贸业务员
1． 配合公司的所需，及时作好翻译工作
2． 熟悉产品，对产品有所掌握，并能独立分析其组成和给予准确的报价
3． 熟悉产品在市场上的定位，找出报价时的不同
4． 能独立开发客户，对外贸流程了解，对产品的规格、质量等都能给客户及时的答复
5． 能有随机应变的能力，处理好客户的疑问，并努力下单
6． 生产过程应跟踪、验货，做到质量保证
7． 能够独立制作整套单据和相关的检验证明等，并独立联系货代，将货物安全送入仓库
8． 及时通知客户和货代有关货物装运的情况
9． 妥善保管客户的资料和样品，有条理的归档
10． 退税核销要及时，将所需全套资料送给财务办理
11．提交季度业务汇总和年度总结
12． 注意提升自身产品知识、英语和业务能力
13． 在国外的重要节假日里，需发送电子贺卡以示问候，及时向客户提供我司最新产品信息和产品目录
14． 处理好与各部门的关系，并及时地向他们请教有关产品的最新信息和动态
15． 根据市场的变化，适时地开发新产品
什么叫做跟单员？
跟单员的主要工作是在企业业务流程运作过程中，以客户定单为依据，跟踪产品（服务）运作流向并督促定单落实的专业人员，是各企业开展各项业务，特别是外贸业务的基础性人才之一。
外贸跟单员的职责：跟单员的主要工作是在企业业务流程运作过程中，以客户定单为依据，跟踪产品（服务）运作流向并督促定单落实的专业人员，是各企业开展各项业务，特别是外贸业务的基础性人才之一。一名合格的跟单员需要掌握外销、物流管理、生产管理、单证与报关等综合知识。
外贸业务员的工作内容和职责：
1、及时安排好打样。要按客户的要求，书面详细列出打样单。打样单上应严格明晰四大要素：货号、原料、颜色搭配和做法。打样单的格式应严格参照大货订单格式，即货号-颜色-数量应列出表格，而不能是其它的任何格式。打样单应由外贸部经理签字后，方能安排打样，外贸部经理不在时，由外贸部经理指定的人签字。如涉及XX模、五金模具是否要开，应请示外贸部经理。如打样需新购原料或辅料，应书面通知采购部购买。如采购过程中涉及最少起订量的，应马上汇报外贸部经理，由外贸部经理决定如何处理。
样品完成后，应仔细审核样品，寄出前，必须拍照存入电脑档案。如果是新客户，样品是否向客户收费、收多少、快递费是预付还是到付，需请示经理，由经理决定。总的原则是：如果是少量样品，样品免费，运费到付。如样品数量较多，应考虑样品收费，运费到付。
2、严格把握“核价单”，精确地报出美金销售价格。一般情况下，核价单只要掌握两种就可，一种是“一般贸易核价单”，一种是“进料加工核价单”。核价单原则上是由计划部提供的。业务员在向计划部索取核价单时，应拿到Excel的电子格式，而不是纸张打印件。拿到计划部提供的核价单后，业务员应逐字逐行进行审核，检查是否有任何可能的差错。特别要有能力看出明显的错误，如发现一个XX皮康纸的金额为5元，一个XX里布的用量为1米，应立即通知计划部，要求计划部立即改正错误。
当遇到计划部未能及时提供核价单，客户又要马上提供报价时，业务员应立即动手，收集相应的核价单数据，自己制作出准确的核价单。
业务员一定要看清楚核价单中利润和销售利润率的计算方法的公式是否正确。
利润=美金卖价X汇率X0.96-成本
销售利润率=利润÷（美金卖价X汇率）X100%
美金卖价确定后，原则上必须经外贸部经理审核后，方能对外报价。个别客户提出佣金要求的，业务员必须把事情的来龙去脉向外贸部经理汇报清楚，由经理决定如何操作。
确定美金卖价，总的原则如下：
3、积极主动与客户保持联系，促使客户及早下订单。样品寄给客户之后，应在快递网页上查阅客户是否已经收到样品，确认客户样品收到后，应立即发信给客户，非常客气地询问客户对样品的评价，询问客户是否有下订单的可能。
4、业务员应始终牢固树立“订单就是命令”的企业理念。客户下订单后，业务员应在第一时间整理出中文订单，并立即下发到有关部门。客户下订单后，业务员应立即放下手头其它并非万分要紧的事情，全身心投入到对客户订单的分析，围绕“货号-原料-颜色搭配-做法”四个要素，与打样时的最后确认样核对（必要时要再次与打样间沟通），如有客户交待不清的，应立即发电子邮件与客户书面确认。客户确认后，立即打印出中文订单并下发。从收到客户原始订单到中文订单下发，整个过程的时间，能半小时解决的，坚决不能用1小时解决，能1小时解决的，坚决不能用2小时解决，以此类推。整个过程，最长不能超过48个小时。如果期间业务员正好轮到休息，则无条件调休。如客户原始订单有交待不清，业务员发电子邮件后，客户在上班时间的4个小时内没有回复的，此时业务员应立即
做两件事：第一，打电话给客户，催促客户尽快书面回复；第二，口头汇报外贸部经理，讲明情况，如外贸部经理提出新的建议的，立即按经理的要求去做。
中文订单的发文放范围应在订单的最上面显示清楚。显示发放范围的标准格式是“发：沈阿瑟（1）、张三（6）、李四（3）、王五（6）、钱六（5）、赵七（1）、李八（1），共23份。”
中文订单中应绝对杜绝模糊语言，如“与上次一样”、“与去年一样”、“有关部门”等等。
在中文订单的右下角，业务员应手工亲笔签下自己的姓名，而不能在电脑中打印出自己的姓名。手工亲笔签名，表明业务员已对订单的内容已经彻底审核，已经没有任何丝毫的差错，也表明业务员已对此订单已经完全承担全部的责任。
当然，订单最终确认的另一个重要的指标是客户30%定金到账，或信用证到手。如定金或信用证未到位，可下发订单，让计划部先计算用料，但要书面通知采购部：“所有物料采购等通知”。
5、把客户的包装要求完整、全面、清晰、及时地告诉包装计算人员，以保证包装物品的及时到位。
6、与计划部、采购部和生产部经理全程保持沟通，了解订单的算料、物料采购、生产安排、实际生产动态和包装物品到位程度的最新情况。如外贸部经理或分部经理询问有关这些情况，业务员必须能对答如流，绝对要避免“我不知道”、“我还不清楚”、“大概……”这样的言语。
7、会同业务员助理和生产部品质检验人员，随时检查成品质量情况，作好
详细的书面验货记录。如果发现成品有质量问题，应立即汇报外贸部经理，并立即通知生产部经理，以便在第一时间采取措施。反映质量问题时，应随机抽样，列出数据，显示质量问题的百分比，养成用数据说话的良好习惯。既不能以偏概全、小题大做，更不能视而不见、无所作为。
8、业务员在验货时，同时应对订单的所有货号进行现场拍照（注意要颜色交差，颜色也要拍齐），并存入电脑档案。
9、提早与生产部经理沟通，预先安排好大货的出货计划。出货计划确认后，先与客户确认，客户确认后，立即准备好所有出货资料，交给单证部，以便让单证部在第一时间订好舱位或航班。所有拖箱时间或送货日期确认后，应立即发出书面“出货通知”。“出货通知”的发放范围应明确书写清楚。
10、订舱位或订航班时，应提交给单证部的通用资料包括：中文订单、装箱单、货物单价。同时应另附一页，书面打印，显示如下内容：
--货号名称：皮WW？PU/PVC XX？皮YY？PU/PVC ZZ？
--贸易情况：一般贸易？进料加工？来料加工？
--拼箱还是整柜？
--价格条款：FOB？CFR？CIF？FOB但运费垫付？
--是否要原产地证？如是，RORM A 还是C/O？
--发货人：XX皮件公司？YY进出口公司？ZZ公司？还是客人另有要求？--收货人：英文全称？地址？
--通知人：英文全称？地址？
--货物存放地点：XX仓库？YY仓库？ZZ仓库？
--可拖箱时间？可送货时间？
--客户是否还要其它特殊的要求？在此列明。
如是进料加工或来料加工出口，应至少提前10天左右与单证部联系，以防止手册冲突情况发生，因单证部要提前准备好手册。
11、催讨余款。如业务是信用证交易，走货后，所有单据交银行事宜将由单证部操作。但业务员应主动与单证部沟通，了解交单情况。如业务为T/T交易，业务员要做的事情如下：
如货物空运，应在订航班前要求客户付清余款，收到100%货款后，才可订航班并送货。
如货物海运，先与单据部沟通，看何时能拿到正本提单，拿到正本提单后，立即把发票、装箱单和提单传真给客户，并书面要求客户付余款（正常情况下，30%已付，余款是总货款的70%）。客户付清所有货
12、一笔订单出货后，应主动与外贸部经理沟通，向经理索要这笔业务的有关成本利润数据，书面写出这笔订单的效益情况分析作为总结，并复印二份，一份报外贸部经理，一份报分部经理，原稿那一份自己留底。索要有关成本利润数据时，业务员应向外贸部经理索取，而不是直接向财务部索取。
13、注意原料色卡的收集、制作和归档。寄给客户的色卡，一定要有至少一份一模一样的色卡留底，而且保存归档在外贸部的色卡档案中心。新料到货，不管是客供料，还是国产料，必须在第一时间做出标准色卡，保存归档在外贸部的色卡档案中心。外贸部色卡档案中心的增补或修改，均有同步的书面记录。该书面记录是一Excel表格，文件名是“色卡详细清单”，内有两个SHEET，文件存放地点是：电脑→→网上邻居→→workgroup→→keke-外贸部色卡中心→→的根目录下。为确保“色卡详细清单”与实际色卡的完全一致，实际色卡的制作和“色卡详细清单”的更新与维护，由外贸部经理操作，或由外贸部经理指定的人员操作。
任何人，如未经授权，不得操作。业务员在打印订单或出具任何书面材料时，凡有关原料的名称、中文颜色名和色号的，一律以“色卡详细清单”的叫法为准，不得想当然地另搞一套。业务员应经常翻看色卡中心的档案色卡，也应经常在电脑的网上邻居上查看“色卡详细清单”文件，及时了解色卡的最新动态。
14、学会生产订单包装物的计算（主要内容是内盒、外箱、塑料袋等）和装箱单的制作，做到包装计算人员因故不在时，照样能独立计算和订购所有包装物品。
15、不断地提高自己的英语水平，特别是英语的听说能力。原则上每天应化至少15分钟的时间，用于英语的听力训练。及早摆脱业务员中普遍存在的“听不明白、说不流畅、读不全懂、写不地道”的低能局面。
16、完成外贸部经理和分部经理交办的其它事项。
款后，把客户要求的所有正本文件用快递给客户，快递一律预付，而不是到付。
简要的说,外贸业务员主要负责联系客户,签订合同。外贸跟单员主要负责合同的执行，主要包括（但不限于）备货、租船订舱、报验、报关、制单结汇、收汇核销、退税等。
外贸业务员的工作挑战性大，机遇也多，工作压力大，前途远大，对从业水平要求比较高，待遇比较好；外贸跟单员工作要求认真仔细，有责任感，专业水平好，但工作压力相对较小，挑战性也差，前途一般，待遇不会有大的发展，但是，外贸跟单员往往是业务员的基础。
第5篇：外贸总监岗位说明书
外贸总监岗位说明书
版次
岗位编码： 职位名称：外贸总监
人1岗位定员： 所属部门：外销部
职级： 所辖人员： 工作关系：
直接上级：总经理
直接下属：外贸业务员、单证、外销业务员
内部关系：公司各部门
职位目的：
根据公司发展战略和经营计划，组织公司国内外销售业务管理工作，确保公司销售目标的如期达成。
工作规范（项目细分／步骤或流程）工作任务 职责一
每年末进行年终总结时，同时制定下一年度的《年度工作计划》，根据公司经营计划目标和1.《年度工作计划》应与公司年度战略目标和预算相一致，目标明确，预算，制订本部门年度工作
步骤切实可行，责任落实到人，结果可衡量。计划。制订本部门 制订部门日常工作计划，2.工作计划
根据部门年度工作计划，制定部门季度、月度工作计划，按照计划主持协
分解落实公司年度出口目
调部门内资源的配置，分解计划，责任到人。督导检查计划执行。
标。
工作规范（项目细分／步骤或流程）工作任务 职责二
建立外销产品信息收集渠道，认识和了解向本行业购买产品的买家，建立基
本的潜在客户数据库。内销同上。
拟订《市场开拓计划书》，报请总经理批准后实施。开拓潜在客户群，评估
客户资信，确认客户需求。
策划、指导市场开发1.负责样品室管理，保持样品室整洁与安全。
领导外贸业
组织策划参加相关展会及有关客户的来访和接待工作，协助总经理制定发展
外务的管理，战略及销售计划，并根据市场反馈情况及时调整。
贸业务员的组织出口产品的合同评审，评审内容包括：配套能力、采购周期、生产能力、管理
交货期、配套规范、技术标准、质量要求、外观及包装要求、知识产权等。
合同管理2.内销同上。
合同的签订。合同的签订，除总经理授权外，均应经总经理批准后实施。
订单的一致性、正确性进行审核。/对出货计划与合同
跟踪外贸业务进度，跟踪3.内销业务进度。
对向客户发放的样品进行审核。
组织、协调、监督本部门各成员实施并完成公司销售计划和售后服务。
协调和处理合同纠纷，与客户核准退货金额及善后补货工作。
市场动态的研究和分析，为公司的设计研发提供依据。
新产品推广4 协助、指导技术部开发组开发外销样品
审核签发排产单。
组织检查跟进原辅材料供应、工艺技术、生产、质量、包装、报关、发运
跟催已下达的生产订单的5.的每个环节到位情况；做到万无一失，按时、按质、按量交货。
生产进度
每月将已接订单的完成情况汇总并向相关部门和总经理通报。
监督检查收汇和货款结算回笼工作。1.负责在每月月底前将本月全部出货的结算合同汇总，核查无误交财务开2.监督检查外贸产品结算6.增值税发票及缴款书，收到增值税发票及缴款书后及时同外贸公司结算应
收货款。并对所有销售订单的货款回收负责。建立健全客户档案，做好售前、售中、售后服务工作；做好国际市场及1.顾客信息的收集、整理、分析研究工作并定期写出市场调研报告。
做好统计管理工作，建立销售合同台帐，按时上报销售月报、季报、年2.建立健全客户档案管理7.报；做好电话、电邮、传真、信函、样品的收发记录和整理归档，部门文件的整理归档，客户样板的登记归档。
进行客户来源与满意度调查。3.职责三 工作规范（项目细分／步骤或流程）工作任务
督导属员日常行为和对作业流程执行情况，发现问题，及时纠正，严重者，．贯彻执行公司规章制度。1 记录于考核档案。
2 按照部门的实际预算，严格控制本部门的费用支出。．控制费用支出。
编制本部门各岗位的岗位．3 职位说明书格式和动词规范，职责界定清晰，内容全面，重点突出；有职位
说明书并规范化，并及时更
变动时及时进行更新；每年组织一次对职位说明书的常规修订工作。
新。
组织制定和完善下属职位的考核指标库；选择各职位当前阶段的考核指标组织本部门员工的绩效考．4 部门管理
；依据考核细则定期进行考核 核。
．组织本部门员工的培养、5 培训应以绩效改进为核心目标，注意向关键岗位和关键人才倾斜。
培训。
6 人员配置要符合部门的实际需要，重点考虑人和岗位的匹配；晋升和奖惩．提出本部门的人员配置、要符合企业的相关规定。晋升、奖惩等建议。
建立良好的内外部沟通渠道，协调部门间的业务沟通，定期召开部门例会，．内外部沟通。7 日常问题随时沟通，以及时解决工作中遇到的问题。
第6篇：外贸部岗位说明书
从化市骏豪车辆部件有限公司
外贸部主管岗位职责说明书岗位名称职级外贸主管经理
所属部门直接下属
外贸部外贸专员、跟单员
直接上级
总经理学历/专业要求专科及以上学历，市场营销、国际贸易等专业职称/职业资格熟悉一种以上外国语言，听说写流利任职条件
熟悉行业海外市场状况，有海外市场开拓经验；具备较强的客户开发能力，具有出色的谈判能力、说服力，亲和力强；具有良好的英语沟通表达相关工作经验能力。计算机、外语熟练使用办公软件
28岁以上年龄要求岗位工作简述公司中层管理人员之一，负责开发国际客户，服从上级部门的外贸战略安排；策划具体的国外业务方案，执行并监督完成企业的国际业务，对订单全过程进行跟踪、协调。
工作职责负责程度序业绩标准
（全责/主要（数量、质负责/部分/支号（按重要顺序依此列出每项职责及目标）量）制定公司外贸年度、月度、每周销售计划，协调生产、技术、品质部门，落1实发货日期2管理和安排日常商务和外贸谈判
主要负责主要负责3销售网络、销售平台的维护、更新，全程客户服务，维护客户关系4制定部门工作计划及相关预算，全面负责外贸部门的日常管理工作建设和管理外贸团队，积极组织开展精益管理、5S管理活动，对团队人员进5行培训和整体规划每月对客户投诉和索赔信息进行统计、调查确认，初步分析原因及制定纠正6预防措施每月统计汇总出货订单的完成情况，定期对客户满意度进行调查，分析及改7善对策8配合新产品开发业务，整理和归档目录资料。9定期对公司重要客户、回款及公司库存进行统计分析，提出改善对策10按时完成公司领导交办的其他工作任务。
职权内容序号（按重要顺序依此列出每项权力）1对总经理决策有建议权。2对直属员工有指导权和考核权。3对外贸发货有资源调配权3经总经理授权，对下属员工的聘用、辞退有决定权。主要工作联系部门： 公司内各部门、国内外客户、合作伙伴和新闻媒体
全责主要负责全责主要负责主要负责支持主要负责
主要负责
权限范围
决定/审核/建议/执行
建议/执行审核/执行审核/执行审核/执行
按绩效管理标准
第7篇：外贸业务员岗位说明书
某公司外贸业务员工作说明书
一、基本资料
岗位名称：外贸业务员岗位评价：……
岗位编码：10032133定员标准：5人
直接上司：业务部经理分析日期：2012年9月
二、岗位职责
（一）概述
在业务部经理的领导下，负责公司客户的沟通，谈判和接待。
（二）工作职责
1、配合公司所需，及时做好翻译工作；
2、熟悉产品，对产品有所掌握，并能独立分析其组成，给予准确报价；
3、熟悉产品在市场上的定位，找出报价的不同；
4、能独立开发客户，对外贸流程了解，对产品的规格、质量等都能给客户及时的答复；
5、能有随机应变的能力，处理好客户的疑问，并努力下单；
6、及时安排打样，严格审样，寄出前，拍照存档；依照产品数量及客户情况，考虑运费等；
7、生产过程应跟踪、验货，做到质量保证；
8、能够独立制作整套单据和相关的检验证明等，并独立联系货代，将货物安全送入仓库；
9、及时通知客户和货代有关货物装运的情况；
10、退税核销要及时，将所需全套资料送至财务办理；
11、提交季度业务汇总和年底总结；
12、建立客户档案、产品档案、质量信息反馈表和制定出口货物统计台账，并对每笔订单的技术状态、形式、销售合同及附件进行备份，以备查用。
13、留意市场动态并收集相关产品和市场信息，统计、整理、归档；
14、外事接待。
三、其他职责
上级交给的其它工作
四、监督及岗位关系
1．所受监督：业务员直接接受业务部经理的监督领导。
岗位权限
1.对客户的接待权
2.在业务洽谈中，在公司授权范围内有决定权
3.对客户服务中，在公司授权范围内有承诺权
4.对某些质量问题有否决权
七、劳动条件和环境本岗位属于手工工作，室内坐姿结合室外走动进行，属于较轻体力劳动，工作环境温、湿
度适中，无噪音、粉尘污染，照明条件良好。
八、工作时间
本岗位实行每周40小时的标准工时制
九、资历
1.工作经验：2年及以上相关工作经验
2.学历要求：大专及其以上学历
十、身体条件
本岗位要求身体健康，精力充沛，具有一定的协调力、控制力、调整力和记忆力。
十一、心理品质及能力要求
1.智力：具有较强的学习能力，理解指令和原理的能力及推理判断能力。
2.语言能力：口头和书面语言表达流利。
3.具有一定的组织领导能力、管理能力、计划能力及实施运作能力。
4.有效信息捕捉能力、数据分析能力和判断能力。
5.对国际市场行情有一定的了解,具有独立开拓国际市场的能力。
十二、所需知识和专业技能
（一）担任本岗位职务应具备的专业知识和技能
1.掌握国际贸易相关专业技能
2.具有一定的外语水平，能够运用外语进行听、说、读、写。
3.具有一定的计算机水平，能够使用计算机办公自动化软件。
（二）招聘本岗位员工应考核的内容
1.政治思想素质和对外贸行业的热爱程度。
2.业务规范、安全保密等专业知识。
3.计算机操作知识。
4.外语水平。
（三）上岗前应接受的培训内容
1.了解外贸业务员的主要职能和责任，熟悉公司和业务部现行各项规章制度。
2.掌握业务部人员分工情况，了解部门业务进展状况。
3.安全意识、保密意识。
（四）上岗后应继续教育训练的内容
1.业务规范、安全保密知识。
2.营销学，心理学和社会学知识。
十三、绩效管理
从德、能、勤、绩四个方面对员工进行考核，以领导评定为主，自我评定及同级评定为辅进行。其中领导评定占70%，同级评定占20%，自我评定占10%。
（一）本岗位工作考核的内容
1.德：良好的职业道德修养，敬业爱岗，忠于职守。
2.能：⑴业务能力：①外贸行业专业知识和实际运用能力。②日常行政管理能力和处理突发事件的能力。③公关和协调能力⑵管理水平：具有一般的计划、组织、控制、协调和决策能力。
3.勤：出勤率达到80%
4.绩：⑴是否按工作计划和领导指令圆满完成工作任务。⑵是否能够事先计划规定的经济管理目标。⑶工作状况有无改善，工作绩效有无提高。⑷对整个公司业务工作影响程度。
（二）本岗位工作从时间角度考核要求
1.每月要向业务部经理提交书面工作报告一次
2.根据工作紧张情况，随时向业务部经理提出合理化意见和建议
3.每年年初，制定全年工作计划，年末根据工作完成的实际状况，向上级作述职报告。
（三）考核结果的分析和反馈
由上级领导对考核结果进行核实及可靠性分析，以保证考核结果的真实性，并将考核结果与同期指标和工作要求相比较，及时将分析结果反馈给本人。
第8篇：岗位说明书 外贸和销售业务员的岗位职责
外贸和销售业务员的岗位职责
以下是小编精心收集整理的外贸和销售业务员的岗位职责，供大家参考和借鉴，更多资讯请继续留意岗位说明书栏目。
外贸业务员的岗位职责
【1】
1.配合公司的所需，及时作好翻译工作
2.熟悉产品，对产品有所掌握，并能独立分析其组成和给予准确的报价
3.熟悉产品在市场上的定位，找出报价时的不同
4.能独立开发客户，对外贸流程了解，对产品的规格、质量等都能给客户及时的答复
5.能有随机应变的能力，处理好客户的疑问，并努力下单
6.生产过程应跟踪、验货，做到质量保证
7.能够独立制作整套单据和相关的检验证明等，并独立联系货代，将货物安全送入仓库
8.及时通知客户和货代有关货物装运的情况
9.妥善保管客户的资料和样品，有条理的归档
10.退税核销要及时，将所需全套资料送给财务办理
11.提交季度业务汇总和年度总结
12.注意提升自身产品知识、英语和业务能力
13.在国外的重要节假日里，需发送电子贺卡以示问候，及时向客户提供我司最新产品信息和产品目录
14.处理好与各部门的关系，并及时地向他们请教有关产品的最新信息和动态
15.根据市场的变化，适时地开发新产品。
【2】
1.整理报价：
针对不同客户询盘，提供相关报价资料。其中，对于出口产品的报价主要包括：产品的质量等级、产品的规格型号、产品是否有特殊包装要求、所购产品量的多少、交货期的要求、产品的运输方式、产品的材质等内容。所有正式报价单需打印出来，并由经理签字存档。
2.处理样品：
制作详细样品单，向工厂索取样品，以免工厂错误打样。收到样品之后，应该对样品尺寸，质量和照片，确保寄出的样品同报价吻合，可以按照其生产。另针对有的工厂的样品费用问题同工厂和客户协商。并针对寄样费用，同客户协商，协商不了的情况下，汇报上级，达成解决之道。寄样需记录相关寄件信息，以便及时追踪和后查。
3.订货(签约)：
贸易双方就报价达成意向后，买方企业正式订货并就一些相关事项与卖方企业进行协商，双方协商认可后，需要签订《购货合同》。在签订《购货合同》过程中，主要对商品名称、规格型号、数量、价格、包装、产地、装运期、付款条件、结算方式、索赔、仲裁等内容进行商谈，并将商谈后达成的协议写入《购货合同》。合同需由业务和经理审批，填入“出口合同审核表(订单跟踪表)”，尽可能将各种预计费用都列明。通常情况下，签订购货合同一式两份由双方盖本公司公章生效，双方各保存一份。
4.收取订金或信用证：
4.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其它可能的问题，如有问题应立即请客人改证。
4.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。
5.下国内生产定单：
在收到信用证或预付款的前提下，开始进行备货。根据订单制定生产计划单，经过审批后，下达到生产部进行生产。如需要，应同时下条码贴纸的生产单给工厂，此类印刷品应要求工厂提供倍品，并确保扫读OK，以免影响出货。
6.追踪和验货：
在备货过程中，生产部同步进行生产进度汇报，对生产完的产品进行入库登记，以便业务人员掌握整个订单的生产进度。一般在交货期前一周，通知公司验货员验货。如客户指定人员检验。一般要在交货期两周前与验货人联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。
注：每次新产品出货，需有大货样品留底。
7.租船订舱：
7.1.在备货的同时，如果本票业务不为客户指定货代，则向货运代理公司询
价，确定本次出运的货代公司。
7.2、在货物全部生产、包装完毕后，生产部制作装箱单，业务人员根据报来的装箱单，结合合同及信用证货物明细描述，开列出仓通知单。通常在开船一周前可拿到定仓纸。
7.3、单证储运部门根据出仓通知单、工厂制的装箱单、信用证统一缮制全套的出运单据。出运单据包括出口货物明细单、出口货物报关单、商业发票、装箱单。
7.4、单证储运部门先将出口货物明细单传真给货代公司进行配船订舱，确认配船和费用后，准备全套报关单据(出口货物明细单、报关委托书、出口货物报关单、商业发票、装箱单、出口收汇核销单等)寄到货代公司用于报关、出运;
7.5、在货代公司确认配船和费用后，收到货代公司送货通知单(要求在指定日期前将货物运至指定仓库)。
8.报检：
国家法定商检产品需拿到商检证书。一般应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。货物经检验合格，附报检委托书、外销合同、信用证复印件、商业发票、装箱单、纸箱证等单据取得商检局出具换证凭单，寄到货代公司用于报关。
9.申领核销单：
单证人员凭出口货物明细单在本公司申领核销单。
10.出口报关：
在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间(船截关前)。
10.1单证部门拿到核销单后，将货代公司报关所需的报关委托书、出口货物报关单、出口收汇核销单、商业发票、装箱单、外销合同用快件寄出。联系并确认货代公司收到上述单据。
10.2公司负责商检的人员将商检换证凭单寄给货代公司，货代公司凭收到的商检换证凭单，到出入境检验检疫局换取出境货物通关单。
10.3公司根据货代公司的送货通知按时将货物送到货代公司指定的仓库。报关通过后，货代公司安排集装箱拖货至船公司指定的码头。
11.收款：
11.1.准备文件：督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。并同时准备其他相关文件(商业发票/一般原产地证/装箱单等)。
11.2.交单：
采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。
采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其它文件寄给客人。
12.核销退税：
一般在报关之日起90天内核销，核销后公司方可到税务局申报退税。
13.业务登记/存档：
每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。
14.售后问题的处理：
因出口产品供货方原因产生的出口产品错发/漏发/质量不合格导致客户提出质量、数量索赔的，业务人员应及时处理。
注：以上业务处理事宜：1/2/3/4/5/6/12/13/14，并应同单证报关人员紧密配合工作，处理好相关交接工作，以免产生问题。
二.现有客户维护和新客户开发：
1.现有客户关系维护
1)处理好定单和索赔问题，保证交货期和产品质量，协调与客户之间的关系
2)适时对重点客户制定相应的促销和优惠政策，并提供一定程度的广宣支持，塑造良好的企业和品牌形象。
3)在国外的重要节假日里，需发送电子贺卡以示问候。
4)及时向客户提供我司最新产品信息和产品目录。
2.新客户开发
通过展会、网络、走访市场及其他途径努力开拓市场，寻找新的客源。
三.其他相关职责：
1.外事接待
2.建立客户档案，产品档案，质量信息反馈表和制定出口货物统计台帐。并对每笔定单的技术状态表、形式发票、销售合同及附件进行备份，以备查用。
3.留意市场动态并收集相关产品和市场信息，统计、整理、归档。
4.提交月/季度报表和年度总结。
5.注意不断提高业务员自身知识和素养。
销售业务员的岗位职责
【1】
1.认真贯彻执行公司销售管理规定和实施细则，努力提高自身推销业务水平。
2.积极完成规定或承诺的销售量指标，为客户提供主动、热情、满意、周到的服务。
3.负责与客户签订销售合同，督促合同正常如期履行，并催讨所欠应收销售款项。
4.对客户在销售和使用过程中出现的问题、须办理的手续，帮助或联系有关部门或单位妥善解决。
5.收集一线营销信息和用户意见，对公司营销策略、广告、售后服务、产品改进新产品开发等提出参考意见。
6.填写有关销售表格，提交销售分析和总结报告。
7.做到以公司利益为重，不索取回扣，馈赠钱物上交公司，遵守国家法律，不构成犯罪。
8.完成营销部长临时交办的其他任务。
【2】
1、及时安排好打样。要按客户的要求，书面详细列出打样单。打样单上应严格明晰四大要素：货号、原料、颜色搭配和做法。打样单的格式应严格参照大货订单格式，即货号-颜色-数量应列出表格，而不能是其它的任何格式。打样单应由外贸部经理签字后，方能安排打样，外贸部经理不在时，由外贸部经理指定的人签字。如涉及XX模、五金模具是否要开，应请示外贸部经理。如打样需新购原料或辅料，应书面通知采购部购买。如采购过程中涉及最少起订量的，应马上汇报外贸部经理，由外贸部经理决定如何处理。
样品完成后，应仔细审核样品，寄出前，必须拍照存入电脑档案。如果是新客户，样品是否向客户收费、收多少、快递费是预付还是到付，需请示经理，由经理决定。总的原则是：如果是少量样品，样品免费，运费到付。如样品数量较多，应考虑样品收费，运费到付。
2、严格把握“核价单”，精确地报出美金销售价格。一般情况下，核价单只要掌握两种就可，一种是“一般贸易核价单”，一种是“进料加工核价单”。核价单原则上是由计划部提供的。业务员在向计划部索取核价单时，应拿到Excel的电子格式，而不是纸张打印件。拿到计划部提供的核价单后，业务员应逐字逐行进行审核，检查是否有任何可能的差错。特别要有能力看出明显的错误，如发现一个XX皮康纸的金额为5元，一个XX里布的用量为1米，应立即通知计划部，要求计划部立即改正错误。
当遇到计划部未能及时提供核价单，客户又要马上提供报价时，业务员应立即动手，收集相应的核价单数据，自己制作出准确的核价单。
业务员一定要看清楚核价单中利润和销售利润率的计算方法的公式是否正确。
利润=美金卖价X汇率X0.96-成本
销售利润率=利润÷(美金卖价X汇率)X100%
美金卖价确定后，原则上必须经外贸部经理审核后，方能对外报价。个别客户提出佣金要求的，业务员必须把事情的来龙去脉向外贸部经理汇报清楚，由经理决定如何操作。
3、积极主动与客户保持联系，促使客户及早下订单。样品寄给客户之后，应在快递网页上查阅客户是否已经收到样品，确认客户样品收到后，应立即发信给客户，非常客气地询问客户对样品的评价，询问客户是否有下订单的可能。
4、业务员应始终牢固树立“订单就是命令”的企业理念。客户下订单后，业务员应在第一时间整理出中文订单，并立即下发到有关部门。客户下订单后，业务员应立即放下手头其它并非万分要紧的事情，全身心投入到对客户订单的分析，围绕“货号-原料-颜色搭配-做法”四个要素，与打样时的最后确认样核对(必要时要再次与打样间沟通)，如有客户交待不清的，应立即发电子邮件与客户书面确认。客户确认后，立即打印出中文订单并下发。从收到客户原始订单到中文订单下发，整个过程的时间，能半小时解决的，坚决不能用1小时解决，能1小时解决的，坚决不能用2小时解决，以此类推。整个过程，最长不能超过48个小时。如果期间业务员正好轮到休息，则无条件调休。如客户原始订单有交待不清，业务员发电子邮件后，客户在上班时间的4个小时内没有回复的，此时业务员应立即做两件事：第一，打电话给客户，催促客户尽快书面回复;第二，口头汇报外贸部经理，讲明情况，如外贸部经理提出新的建议的，立即按经理的要求去做。
中文订单的发文放范围应在订单的最上面显示清楚。显示发放范围的标准格式是“发：沈阿瑟(1)、张三(6)、李四(3)、王五(6)、钱六(5)、赵七(1)、李八(1)，共23份。”
中文订单中应绝对杜绝模糊语言，如“与上次一样”、“与去年一样”、“有关部门”等等。
在中文订单的右下角，业务员应手工亲笔签下自己的姓名，而不能在电脑中打印出自己的姓名。手工亲笔签名，表明业务员已对订单的内容已经彻底审核，已经没有任何丝毫的差错，也表明业务员已对此订单已经完全承担全部的责任。
当然，订单最终确认的另一个重要的指标是客户30%定金到账，或信用证到手。如定金或信用证未到位，可下发订单，让计划部先计算用料，但要书面通知采购部：“所有物料采购等通知”。
